CoPaint: Tuotantoprosessin digitalisointi Collapick Odoo -ERP:llä

Ennen järjestelmän hankintaa sama työ tehtiin paperilla ja käsityönä, esimerkiksi kirjausten suhteen. ”Kun meille tuli tuotteita maalattavaksi, tilaus tuli pääsääntöisesti sähköpostiin, jonka tulostin PDF-tiedostona, tai tuotteiden mukana tuli tilauslähete. Niiden avulla tuotteet käsiteltiin ja dokumentoitiin paperille sitä mukaa, kun tuotteita valmistettiin. Oli oltava todella tarkka siitä, että kaikki paperit pysyvät tallessa, ja kaikki tuotteet tulee laskutettuna kokonaisuutena” Niemi-Korpi kuvaa. 

Manuaalisten kirjausten ja laskutuksen hitauden lisäksi tuotetiedot sekä muut tiedostot oli lajiteltuna kansioihin sekä pilvipalveluun. “Kun teemme tuotteelle pintakäsittelyt, niissä on aina tietty sävy, tietty maalivalmistaja ja tietty esikäsittely. Kaikki nämä pitää olla helposti saatavilla olevaa tietoa. Eli aikaisemmin meille tuli tiettyjä tuotteita joissa sävyt sekä maalivalmistaja vaihtelivat eri tilausten mukaan. Jopa kesken maalauksen saattoi hiipiä sellainen epävarmuus, että enhän sekoittanut sitä sävyä jonkun vanhan tilauksen kanssa, että muistanko väärin. Silloin oli palattava tietokoneelle varmistamaan. Tai sitten saattoi olla, ettei tilauksessakaan ollut sitä tietoa, vaan se on ollut tarjouspyyntövaiheessa dokumentoituna pilvipalveluun, johon vain minulla on pääsy. Tiedon etsiminen oli vaivalloista ja aikaa vievää” Niemi-Korpi kertoo. 

Niemi-Korven mukaan Collapick Odoo -ERP:llä saavutettiin sille asetetut tavoitteet. “Mitä tuotteelta hain, niin tämä järjestelmä täytti ehdottomasti ne tarpeet. Pääsin eroon manuaalisista kirjauksista, ja nyt kaikki paperit löytyvät siististi järjestelmästä, eikä tarvitse enää epäillä niiden hukkuneen. Tiedon pitää olla helposti saatavilla sekä säilytettävissä, ja tähän järjestelmä on auttanut eniten. Se tuo tekemiseen sellaista varmuutta. Nyt tieto saadaan kulkemaan koko ajan tuolla tuotannonohjausjärjestelmässä, tuotteisiin liittyvät tiedot saadaan tuotekorteille, ja lisättyä helposti tuotekohtaista dokumentointia. Lisäksi hyödynnämme valmistustilauksen tulosteita, eli tulosteet otetaan mukaan erään, ne kulkevat mukana tuotteen valmistusvaiheessa, ja voit nopeasti luntata siitä esimerkiksi oikeat sävyt. Pelkistetty, mutta tärkeä esimerkki. Asiakas haluaa tuotteet tietyllä värillä ja kaikki erityisvaatimukset voidaan huomioida jo siinä vaiheessa kun teen myyntitilauksen järjestelmään asiakkaan tilauksen perusteella. Siihen ei tarvitse enää palata muuta kuin varmistaakseen, mutta se asia tehdään ikään kuin kerran”.