Karelia-ammattikorkeakoulun ERP-projektissa Odoo-pohjainen oppimisympäristö koulutuksen ja työelämän tarpeisiin

ERP / Julkaistu 24.11.2023
Lukuaika 4 min

Työn murros ja työelämän digitalisaatio ajavat toimintatapojen ja prosessien muuttamiseen teknologiaa hyödyntäen. Tulevaisuuden työelämän vaatimusten muuttuessa on välttämätöntä, että eri koulutusorganisaatiot mukautuvat vastaamaan sekä nykyisten että tulevien osaamistarpeiden haasteisiin. Collapick pääsi kehittämään ohjelmistoa ammattikorkeakoululle, kun Karelia käynnisti ERP-projektin osana Tulevaisuuden työ -hanketta. Tässä artikkelissa Collapickin teknologiajohtaja Petteri Torssonen kertoo Karelian ERP-projektista.

Tulevaisuuden työ -hankkeen avulla toiminnanohjausjärjestelmä opetuskäyttöön

Karelian Tulevaisuuden työ ESR -hankkeen tavoitteena oli oppimisympäristöjen, koulutuksen sekä pedagogiikan työelämälähtöinen kehittäminen. Hankkeessa kehittäjäopettajat toteuttivat projekteja yhteistyössä työelämän kanssa, ja Karelialle hanke mahdollisti toiminnanohjausjärjestelmän hankinnan.

Toiminnanohjausjärjestelmä eli tuttavallisemmin ERP* (Enterprise Resource Planning) on yrityksen toiminnan, resurssien ja tietojen hallintaan luotu järjestelmä, joka kokoaa koko liiketoiminnan pyörittämiseen tarvittavat toiminnot yhteen järjestelmään. Karelian toteutuksen pohjana käytetty Odoo on avoimeen lähdekoodiin perustuva, moduuleista koostuva ERP-järjestelmä, jota käyttää maailmanlaajuisesti noin 8 miljoonaa käyttäjää.

ERP-järjestelmän näkökulmasta asiakkaan tarve oli saada opetuskäyttöön oppimisympäristö, joka mahdollistaa eri opetusteemojen sekä koulutusalojen opettamisen yhdessä järjestelmässä – aina ohjelmoinnista markkinointiin ja insinööreistä tradenomeihin. Collapickin toteutus tarjoaa oppimista tukevan ympäristön, johon ajettu laaja datapankki mahdollistaa realistiset ja työelämälähtöiset koulutustehtävät. Todellisuutta ja työelämää simuloivan järjestelmän avulla voidaan opettaa perinteisen ERP-järjestelmän käyttöä ja liiketoiminnan ohjaamista ohjelmiston kautta.

Opettajaportaali mahdollistaa useiden ympäristöjen hallinnan sekä monipuoliset kurssitoteutukset

Aikaisempiin ERP-projekteihin verrattuna Karelian ammattikorkeakoululle rakennettiin mahdollisuus perustaa sekä hallinnoida useita eri ympäristöjä ylläpito-näkymän kautta. Perinteisesti asiakas hallinnoi yrityksensä liiketoimintaa yhden ympäristön avulla, joten vastaava toteutus on kokonaisuudessaan aivan uusi.Toisin kuin asiakasprojekteissa, opetusympäristössä pysytään korkeammalla tasolla ja hyödynnetään Odoon perinteisiä toiminnallisuuksia ERP:n ymmärtämiseen ja opettamiseen. Opettajilla on opettajaportaaliksikin kutsutussa ympäristössä käytössään kaikki Odoo ERP:n perusmoduulit, joita voidaan ladata ympäristöön kunkin kurssin koulutustarpeen mukaan Odoon sovelluskaupasta. Koulutusympäristö on toteutettu käyttöliittymäversioon Odoo 16.

Konkreettisesti opetuskäyttöön optimoitu järjestelmä toimii niin, että ohjelmistoon on luotu valmiita datapohjia, kuten palvelu- ja tuotantoyrityspohjat. Opettajat luovat järjestelmässä kursseja Odoo ERP -verkkoympäristönäkymässä tai suoraan järjestelmässä, rakentamalla verkkokursseja Odoon sovellusvalikoimasta löytyvällä verkko-oppimismoduulilla. Kurssilaisille toteutettavat tehtävät rakennetaan todellista työelämää vastaavaksi: Esimerkiksi oppilaan tehtävänä on toimia yrityksen X tuotantojohtajana. Yritys saa tilauksen ja tehtävänä on selvittää, miten kyseinen tilaus käsitellään järjestelmässä tai miten tuotantoa kannattaa optimoida tilauksen mukaan. Järjestelmän datapankki mahdollistaa kurssien järjestämisen myös teemoittain, jossa oppilaille voidaan pitää esimerkiksi verkkokauppa- tai raportointikurssi.

Onnistumisen avaintekijänä ERP-projektin ja koulutusprojektin yhdistäminen

Projekti käynnistettiin jokaiseen järjestelmäprojektiin kuuluvalla määrittelyllä, johon Karelialla käytettiin kokonaisuudessaan viisi päivää. Projektin istunnoissa oli mukana noin kymmenen eri opettajaa eri koulutusaloilta, joita koordinoi Karelian ammattikorkeakoulun päässä nimetty projektipäällikkö – kehittäjäopettaja ja liiketalouden lehtori Aini Simola. Määrittelyssä kartoitettiin eri opetusalojen tarpeet ja toiveet järjestelmän suhteen, ja yhteenvedon jälkeen toteutettiin suunnitelma projektin jalkauttamiseksi. Tavoitteena oli saada opettajille mahdollisimman käytännönläheinen ja helppokäyttöinen järjestelmä asetetun budjetin rajoissa.

Projektiin kuului yhteisiä koulutuksia niin eri opettajien, kuin opiskelijoiden kanssa, joista Karelialle toteutetut koulutusrungot sisälsivät CRM- sekä Myyntiraportoinnin koulutukset. Erikseen sovitut koulutustapaamiset toimivat esimerkkeinä, miten järjestelmää voitaisiin hyödyntää konkreettisesti opetuskäytössä. Lisäksi ne tukivat opettajien oppimisprosessia sekä järjestelmän käyttöönottoa, vaikka ennen tehokäyttöön valjastamista järjestelmän käyttö vaatiikin opettajilta aikaa.

Uudenlaisen projektin haasteena toimi perinteisen ERP-projektin ja koulutusprojektin yhdistäminen, jossa Collapickilla ei ollut kokemusta opetettavista kursseista, eikä opettajilla vastaavasti järjestelmästä. Kuitenkin kokemus onnistuneesta yhteistyöstä mahdollistaa yhteistoiminnan kehittämisen entistä pidemmälle – tulevaisuudessa vastaavissa projekteissa opettajaportaalin tueksi voidaan suunnitella valmiita koulutuskokonaisuuksia, ja sisällyttää kurssisuunnittelu osaksi toteutusta.

Collapickin opetuskäyttöön optimoitu Odoo ERP-järjestelmä integroituu työelämään, opetukseen sekä kansainvälistymiseen

Järjestelmä palvelee erityisesti koulumaailmaa, sillä se on suunniteltu opettajalähtöisesti – opettajaportaaliin on helppo perustaa erilaisia ympäristöjä ja vaihdella tarvittavaa pohjadataa. Ympäristö voi tukea opettamista ja oppimista läpi lukuvuosien, ja opetusta voidaan teemoittaa haluamallaan tavalla, tutustumalla ensimmäisenä vuonna esimerkiksi myyntiin, toisena markkinointiin ja kolmantena vuonna verkkokauppaan. Kaikki voidaan toteuttaa samassa järjestelmässä.

Tulevaisuudessa tarvitaan kansainvälistä työvoimaa, mikä asettaa vaatimuksia myös osaamisen kehittämiselle ja koulutuksen järjestäjille. Järjestelmä mahdollistaa esimerkiksi kansainvälisten kurssien rakentamisen, sillä Odoo on maailmanlaajuinen järjestelmä, joka ei sisällä kielirajoitteita kuten perinteiset maakohtaiset ERP-järjestelmät. Järjestelmäopetus voidaan ottaa osaksi koulutusvientiä, toteuttamalla koulutuksia ja yhteiskursseja muiden ammattikorkeakoulujen kanssa niin kotimaassa kuin ulkomaillakin. Koulujen on käytännössä mahdollista tarjota koulutuksia myös yrityksille Odoon peruskäytöstä tai esimerkiksi Karelia ammattikorkeakoulun yrittäjyyden ja tiimioppimisen oppimisympäristö Y-akatemia voi hoitaa liiketoimintaansa järjestelmän avulla. Tulevaisuuden mahdollisuuksia on monia, sillä potentiaalia löytyy niin ammattikorkea- yliopisto- kuin ammattikoulutasoltakin.