Tammed: Collapick Odoo -ERP mahdollistaa tukkukaupan useat integraatiot sekä kahden verkkokaupan hallinnan

Uusitalo-Kuusiston mukaan yritys lähti hakemaan erityisesti CRM-järjestelmää, sekä uudistamaan kirjanpitoa sähköiseksi. Yrityksen vuosikausia käyttämä ERP-järjestelmä tuntui jäävän muuttuvan maailman jalkoihin, eikä pystynyt vastaamaan yrityksen muuttuneisiin tarpeisiin. ”Sinne oli vaikeaa integroida verkkokauppaa, CRM-järjestelmää sekä ylipäätään tarvitsemiamme palveluita ” Järvinen summaa.

Tukku- ja vähittäiskauppaan räätälöity Collapick Odoo ERP-järjestelmä mahdollisti kaikki tarvittavat toiminnot saman katon alla. Odoosta ja tukkukauppaan optimoituista Collapick Tempo-lisäosista koostuva kokonaisuus taipui Tammedin tarpeisiin. ”Useat CRM-ratkaisut vaikuttivat raskailta ja olivat tarkoitettu isommille yrityksille. Valmistamme omia ensiapulaukkuja ja pakkauksia, joten tarvitsimme rakenteiden käsittelyä monissa varastokirjanpidoissa – useissa järjestelmissä se ei ollut mahdollista” Uusitalo-Kuusisto kuvaa valintaan vaikuttaneita syitä. Järvinen täydentää yrityksen käyttäneen myös ulkoista konsulttia oikeanlaisen CRM-järjestelmän etsinnässä, josta Collapickin kanssa ohjelmistotarpeita lähdettiin kartoittamaan tarkemmassa mittakaavassa.

Projektin alussa kriittistä oli määritellä järjestelmälle ”äärimmäinen minimi”, joka mahdollistaisi nopean käyttöönoton. ”WooCommerce-verkkokauppa piti saada integroitua järjestelmään. Siitä se projekti sitten paisui, kun ymmärsimme, että järjestelmä voisi olla muutakin kuin pelkkä CRM – voisimme vaihtaa koko taloushallinto-ohjelmistomme, ja linkittää sen Collapick Odoo -ERP:hen”.

Muutaman pidemmän työpäivän lisäksi käyttöönottoa edesauttoi merkittävästi yrityksen aktiivinen järjestelmätestaus. ”Olemme tukku- sekä vähittäiskauppa, jossa järjestelmän käyttöönottokuukauden aikoihin tilauksia tuli varmaan puolitoista kertaa enemmän kuin normaalisti. Meille ehdotonta oli se, että järjestelmä toimii heti kun ryhdymme käyttämään sitä. Sen takia myös testasimme paljon etukäteen” Järvinen kuvaa.

Käyttöönoton kulmakivinä toimivat myös Järvisen tekninen opiskelutausta sekä kokemus niin määrittelypuolelta kuin itse ostajan roolista. Tekninen ymmärrys on auttanut testauksen lisäksi myös sanoittamaan tarkasti yrityksen tarpeita ja toiveita. Järvisen sekä Collapickin teknisen tukihenkilön välille syntyikin oma yhteinen kieli. ”Oltiin samalla aaltopituudella. On vaikea sanoa mitä projekti olisi ollut, jos molemmissa päissä ei olisi ollut teknistä kaveria. Itse sanoisin, että tilaajallakin pitää olla projektissa mukana sellainen henkilö, joka ymmärtää edes jonkin verran tekniikkaa ongelmatilanteiden ratkaisemiseksi. Meille Collapickin koodari oli MVP* (Most Valuable Player), joka vastasi kysymyksiimme nopeasti, ja on saanut ratkaistua erinomaisen hyvin ongelmia, haasteita ja kysymyksiä”. Uusitalo-Kuusiston mukaan järjestelmä toimi yllättävän hyvin jo parin kuukauden käyttökokemuksen jälkeen.