Teollisuuteen optimoitu Collapick Odoo -ERP vauhdittamaan kahden konepajan liiketoiminnan kasvua

Tekopan toimitusjohtaja Marianne Vepsäläisen mukaan yritys haki ratkaisua tuotannon työn sujuvuuteen, oikea-aikaiseen työskentelyyn, sekä seurantaan. ” Pystytään vähän kokonaisvaltaisemmin seuraamaan tuotannossa saapuneiden tilausten eri työvaiheita, jotta ne saadaan oikea-aikaisesti tehtyä ja toimitettua asiakkaalle sovittuun päivään mennessä. Se on myös yksi tärkeä asia mitä uudelta ohjelmalta haettiin – nähdään mikä meidän työkuorma oikeasti on ja kuinka paljon pystymme kiristämään aikataulua jos asiakas vaatii”.

Aikaisemmin käytetyt järjestelmät eivät tarjonneet joustavuutta tai muutoksia, mitä yritys tarvitsi ERP-järjestelmältä. Collapick valikoitui palveluntarjoajaksi yhteisen kumppanin myötä. ”Käytiin meidän Netvisorin toimittajan kanssa läpi mikä ohjelma meille soveltuisi. Yritettiin kartoittaa loppupeleissä aika vähän, koska tärkein kriteeri järjestelmälle oli kuitenkin, että sen pitää olla helppokäyttöinen tuotannossa, mutta sen kanssa pitää pystyä toimimaan myös tässä toimiston puolella. Meillä oli myös ulkopuolinen konsultti, jolla oli tietotaitoa tämäntyyppisistä asioista, sekä ymmärrystä koodauspuolesta.”

Yrityksellä oli tarve saada ERP käyttöön kiireisellä aikataululla, ja lopulta sen ensimmäinen versio käyttöönotettiin ainoastaan kahdessa kuukaudessa. Projektitiimissä mukana ollut Kristian Rasehorn täsmentää, että ensimmäisessä osassa yritykselle tehtiin järjestelmästä kevyt käyttöversio ja Netvisorin laskutusrajapinta. ”Toiseen vaiheeseen tuotiin elämää helpottavia asioita tuotannon puolelle, eli kaikki asiakkaan tarpeisiin vastaaminen ja jatkokehitys”. 

Nopea aikataulu asetti haasteita järjestelmän käyttöönotolle, ja Tekopa joutui itse ottamaan poikkeuksellisen isoa roolia, tekemällä esimerkiksi järjestelmään tuoterakenteita. Vepsäläinen korostaakin projektitiimin merkitystä tällaisissa tilanteissa. ”Kyllähän teidän puolen kavereilta tuli koko ajan viestiä, että jos tarvitset apua niin he voivat yrittää auttaa. Meiltä on saattanut olla yhteydessä yksi tai useampi henkilö erilaisten kysymysten osalta, mutta koskaan ei ole tullut sellaista tilannetta että ette tiedä. Aina asioihin on löytynyt joku ratkaisu tai selitys. Projektipäällikkö on laittanut tosi selkokielisesti meille vastauksia, ja tehnyt alkurytistyksessä erikseen ohjeistuksen – mitä meidän pitää ottaa huomioon, kun teemme tuotekorttia – onhan se hyvää palvelua”.

Luottamus yhteistyöhön ja sen sujuvuuteen syntyikin jo yhteistyön alkumetreillä livetapaamisen ja Teams-palavereiden myötä, jossa oli mukana Collapickin henkilöstöä eri osa-alueilta. Käyttöönottoprosessia ja oppimista tuettiin ohjeiden sekä koulutusten lisäksi Teams- tallenteilla, joihin Vepsäläinen pääsi palaamaan aina tarvittaessa uudelleen.

Vanhasta ohjelmasta uuteen siirtyminen ei tuottanut ongelmia, sillä Vepsäläisen mukaan ainoastaan muutama nimike toimitettiin asiakkaalle kaksi päivää myöhässä. Vanhoihin järjestelmiin verrattuna on huomattavissa useita positiivisia muutoksia ja parannuksia, mutta yksi on ylitse muiden. ”Eniten nostan kuitenkin sitä, että tuotannon kaverit on tyytyväisiä” Vepsäläinen kiittelee.

Tähän asti yhteistyöhön ollaan tyytyväisiä. ”Yhteistyö on sujunut, ja siitä tykkään, että aina tulee joku vastaus. Ei jätetä sellaiseen tilaan, että koita nyt yrittää vaan skarpata ja tehdä. Kyllä sieltä astuu henkilöä esiin auttavana. Mulla ei ole ollut missään vaiheessa pelkoa, että meidät jätetään tässä yksin. Nyt kun on päästy siitä tilanteesta, ettei tarvitse enää stressata – tiedän oikeasti, että siellä toisessa päässä on ihmiset jotka auttavat, eikä heihin ole vaikeuksia ottaa yhteyttä. Toivon että yhteistyö jatkuu samanlaisena”.

Isot muutoksen tuulet puhaltavat myös Tekopalla. “Kun olemme 2020 tuotantopäällikön kanssa siirrytty yrityksessä näihin tehtäviin, niin meillä on ollut kädet täynnä töitä. Ollaan pistetty hallia uuteen uskoon, yritetty luoda uusia toimintatapoja ja nykyaikaistettu meidän tekemistä. Siitä syystä tämmöisen ERP:n käyttöönotto ja sen toimivuus astuu aika isoon rooliin”. Vepsäläisen mukaan Collapick Odoo -ERPtehostaa ja helpottaa työtä, kun nykyiset työntekijät löytävät helposti tarvittavat tiedot, ovat koko ajan selvillä tehtävistä töistä, ja töitä saadaan jouhevasti eteenpäin. “Se säästää aikaa ja pystymme parantamaan meidän tuottavuutta. Se on tärkeä ominaisuus. Nyt kun päästään töistä niskan päälle, niin pikku hiljaa lähdetään kehittämään järjestelmään niitä asioita, mitä me halutaan. “