...

Collapick

Menu
Varaa demo

Versaali: Collapick Odoo ERP:llä selkeyttä ja nopeutta arkeen

Asiakastarina / Julkaistu 1.10.2025
Lukuaika 7min

Versaali Oy on kotimainen opastamisen edelläkävijä, joka suunnittelee ja valmistaa visuaalisen viestinnän ratkaisuja asiakkaiden toiveiden mukaan. Yritys vaihtoi ERP-järjestelmäkseen Collapickin Odoon, jolla tuotiin lisätehoja myynnin ja tuotannon väliseen yhteistyöhön. Tässä artikkelissa yhteistyöstä kertovat Laura Ahokas-Hokka sekä Jaana Uusitalo.

Yritys:

Versaali Oy

Verkkosivusto:
https://versaali.fi/

Tuotteet:

Collapick Odoo ERP, tuotannon ja varaston helppokäyttöliittymät, Netvisor-integraatio, Asiakaskohtaiset räätälöinnit, kuten myynnin BI-raportti

Toimiala:
Opasteet

Versaali – räätälöityä opastusta sukupolvien kokemuksella

Versaali Oy on yli 70-vuotias perheyritys, joka on erikoistunut opasteiden, kylttien ja teippausten suunnitteluun sekä toteuttamiseen. Heidän työnsä ydin on yksinkertainen mutta merkityksellinen: auttaa ihmisiä löytämään paikasta toiseen ja tehdä liikkumisesta erilaisissa tiloissa selkeämpää ja helpompaa.

”Me ollaan vähän semmoinen räätälin verstas”, yrityksen toimitusjohtaja Laura Ahokas-Hokka kuvaa. “Vaikka valikoimassa on myös vakiotuotteita, suurin osa projekteista on uniikkeja ja asiakkaiden tarpeisiin räätälöityjä ratkaisuja. Materiaalivalikoima on laaja, ja pystymme toteuttamaan opasteita niin sisä- kuin ulkokohteisiinkin. Erityisesti erikoiskohteet ovat meille mieluisia, sillä niissä olemme parhaimmillamme – olipa kyseessä sitten taloyhtiö, hotelli, uimahalli tai sairaala”. 

Ahokas-Hokka korostaa yrityksen monipuolisuutta ja osaavaa henkilökuntaa kilpailuetuina. ”Se, mikä erottaa meidät muista, on monipuolisuus. Meillä on todella osaava ja hyvä henkilökunta, ja pystymme tekemään hyvin erityyppisiä projekteja laajalla skaalalla”. 

Yrityksen tarjoama kokonaisuus kattaa kaiken suunnittelusta asennukseen, joka on erityisen hyödyllistä suurissa ja monimutkaisissa kohteissa. Asiakas saa kaikki palvelut yhdestä paikasta, eikä hänen tarvitse pilkkoa projektia eri toimittajille, mikä tekee prosessista sujuvan ja vaivattoman.

Reilun 70 vuoden kokemuksella Versaali on oppinut sopeutumaan muutoksiin ja palvelemaan asiakkaita monenlaisissa projekteissa. “Tärkeintä meille on olla aidosti asiakkaan tukena ja kumppanina, jotta projektit sujuvat vaivattomasti – ja asiakkaan arjesta tulee samalla vähän helpompaa” Ahokas-Hokka kiteyttää. 

Kun vanha ERP ei enää riitä – yksi järjestelmä yhdistää myynnin ja tuotannon

Ahokas-Hokan mukaan vanha ERP-järjestelmä ei enää kaikilta osin palvellut yrityksen tarpeita. ”Haluttiin mennä lähemmäs tätä päivää ja saada järjestelmästä enemmän irti. Erityisesti CRM- ja myyntipuoli koettiin kankeaksi, vaikka tuotannon puolen kanssa olisimme vielä pärjänneet. Vanhan järjestelmän ongelmana oli myös se, ettei sen silloista versiota enää kehitetty, ja toiseen versioon siirtyminen koettiin haasteelliseksi”. Siksi yritys päätyi vaihtamaan koko järjestelmän nykyaikaisemmaksi ratkaisuksi, joka tukee paremmin niin myynnin kuin asiakkuudenhallinnan prosesseja.

Yrityksen tuotantosihteeri Jaana Uusitalolle on kertynyt käyttökokemusta jo neljästä eri ERP-järjestelmästä, ja ohjelmiston vaihto on uran toinen – silti niiden vertailu toi mukanaan yllätyksiä. ”Meidän pitää saada CRM:stä ja myynnistä tiedot suoraan tuotantoon, mutta monessa ERP-järjestelmässä tätä ei pystynyt tekemään sujuvasti. Työjonojen muodostaminen ja tehtävien erittely eri osastoille oli usein hankalaa tai ei toiminut lainkaan. Olemme pyrkineet elämään ilman papereita, eli emme halua tulostella työmääräyksiä, vaan jokainen osasto voi seurata tehtäviään suoraan omilta näytöltään. Se oli aika yllättävää, että tällaisia toimintoja ei juurikaan ollut tarjolla tai ne olivat todella monimutkaisia. Halusimme kuitenkin, että tuotanto ja myynti ovat samassa järjestelmässä”.

Collapick Odoo ERP-järjestelmän käyttöönotto osui samaan aikaan yrityksen muuton kanssa, mikä toi projektiin oman lisähaasteensa. Tilanne kuitenkin sujui hallitusti niin Collapickin projektipäällikön tuen kuin yrityksen oman tekemisen kautta. ’Käyttöönotto meni olosuhteisiin nähden hyvin, ja projektipäällikkö oli koko ajan tukena. Tein kuitenkin paljon itse – esimerkiksi tuotteiden ja asiakkaiden siirrot – mutta kun paniikki iski, apua sai nopeasti’, Uusitalo kertoo.

Yhden järjestelmän sijaan Versaali käyttää Collapick Odoo ERP-järjestelmän rinnalla Netvisoria sekä työajanseurantaan Navisystemsiä. Yhden järjestelmän taktiikasta luopuminen ei muodostunut kuitenkaan kynnyskysymykseksi. ”Järjestelmien rinnakkaiskäyttö sujuu oikein hyvin, sillä kolmea järjestelmää käyttää loppujen lopuksi vain kaksi henkilöä. Muita ohjelmistoja tarvitaan vain muutamiin täsmätoimintoihin. Lisäksi nykyaikaiset ohjelmistot toimivat selaimessa, joten työskentely on näppärää: riittää, että vaihtaa välilehteä” Uusitalo summaa.

Uudella toiminnanohjausjärjestelmällä sujuvampaa arkea

Ahokas-Hokan mukaan järjestelmä on ollut käytössä vuodenvaihteesta lähtien ja toimii arjessa moitteetta. ”Itse käytän pääasiassa CRM-puolta ja laskutusta silloin, kun tuuraan Jaanaa. Kun tein kesällä poikkeuksellisesti varastohommia ja muita harvinaisempia tehtäviä, järjestelmästä löytyi kaikki tarvittava, kun vähän sompaili. Järjestelmä on fiksun oloinen – vaikka ei tekisi joka päivä samoja asioita, pystyy silti helposti päättelemään ja löytämään tarvitsemansa.” 

Yritykselle on räätälöity jonkin verran toimintoja. Esimerkiksi Ahokas-Hokalle myynnin BI-raportti on muodostunut yhdeksi tärkeimmistä työkaluista. ”Se on oikeastaan minulle elinehto – ilman sitä en haluaisi tulla toimeen. Raportin avulla näen yhdellä silmäyksellä kaikki tuotanto-osastot, tilauskannan, toimitetut tavarat, vuosibudjetin ja kuukausibudjetin toteutuman sekä laskutuksen. Lisäksi tarjoukset näkyvät rinnakkain tilausten kanssa. Se helpottaa päivittäistä työtä huomattavasti.”

Uusitalo on toiminut järjestelmän käyttöönoton yhteyshenkilönä ja auttaa edelleen henkilökuntaa sen käytössä. ”Käytän järjestelmästä melkeinpä kaikkea, ja onkin hauska huomata, että sen toimintoja voi käyttää monella eri tavalla. Tuotannossa jokainen löytää omat työskentelytapansa, mutta yleensä pystyn myös auttamaan, jos joku ei löydä jotain” Uusitalo summaa.

Hyödyt näkyvät myynnissä ja tuotannossa – vähemmän klikkailua, enemmän tehokkuutta

CRM- ja myyntipuolella arki on helpottunut huomattavasti. “Tilausten ja tarjousten teko on paljon nopeampaa, ja niihin saa helposti liitettyä kaikki tarvittavat tiedot. Tavoitteena oli sujuvampi arki ja vähemmän harmaita hiuksia – ja siinä on onnistuttu. Collapickin ERP-järjestelmä on tuonut selkeän parannuksen myyntiin verrattuna vanhaan, ja kokonaisuutena se on osoittautunut käyttökelpoiseksi työkaluksi, joka on vienyt prosesseja eteenpäin ja säästänyt meiltä aikaa” Ahokas-Hokka kiittelee.

Uusitalon mielestä järjestelmä toimii myös tuotannossa hyvin. “En ole kohdannut mitään suurempia ongelmia tai valituksia siitä, ettei jokin toimisi. Ohjelmistoa on kuitenkin tarkoitus mukauttaa edelleen, jotta se vastaa entistä paremmin meidän tarpeisiin”. 

Myös uusi Collapickin Tuotannon helppokäyttöliittymä on otettu hyvin haltuun. “Sen hakuominaisuudet ovat kätevät: ei tarvitse selata montaa sivua, vaan työt löytää helposti hakukriteereillä. Samoin lähetyksissä voi tarkastella vain valmiita, siirrettäviä eriä, jolloin työt sujuvat nopeammin ja selkeämmin” Uusitalo kertoo.

Uuden ERP-järjestelmän suurin etu on yksinkertainen: se tekee työstä sujuvampaa ja vähentää turhaa klikkailua. “Vanha ERP-järjestelmä vaati jatkuvaa seikkailemista ruudusta toiseen. Uudessa järjestelmässä työt sujuvat paljon sujuvammin: esimerkiksi ostotilauksesta pääsee suoraan myyntiin ilman, että tarvitsee kopioida myyntitilausnumeroa ja etsiä sitä erikseen. Linkkien kautta voi porautua suoraan tietoihin, ja tuotteita voi muokata suoraan myyntitilaukselta. Vanhassa järjestelmässä tuotteet piti usein hakea varaston kautta ja avata monta eri ruutua auki, eikä koskaan oikein tiennyt, missä vaiheessa ollaan menossa – nyt homma toimii sujuvasti ja selkeästi” Uusitalo kehuu.

Palvelua ihmiseltä ihmiselle – Saavutettavuus ja luotettavuus Collapickin kilpailuetuna

Sekä Uusitalo että Ahokas-Hokka kannustavat suhtautumaan uuteen ERP-järjestelmään avoimin mielin. ”Uuteen järjestelmään tottuminen vie aina hetken – aluksi helposti vain vertailee vanhaan ja miettii, mikä on erilaista. Mutta kun katsoo avoimin silmin, huomaa että uudessa on paljon sellaista, mitä vanhassa ei ollut, mutta mitä ei osannut edes kaivata. Kun sen oivaltaa, alkaa saamaan hyötyjä irti. Se on vähän kuin uuden puhelimen käyttöönotto – ominaisuuksia on miljoona, mutta ne avautuvat vasta, kun niihin perehtyy. Järjestelmässä on kuitenkin paljon potentiaalia, jolla voi helpottaa omaa arkea, jos malttaa opetella” Ahokas-Hokka korostaa.

Molempien kokemukset yhteistyöstä Collapickin kanssa ovat olleet erittäin myönteisiä: apua on saatu nopeasti juuri silloin, kun sitä on tarvittu, ja kaikki ongelmatilanteet on saatu ratkaistua. Ahokas-Hokan mukaan yksi merkittävä ero kilpailijoihin onkin henkilökohtaisuus ja saavutettavuus. “Kun kysymys tai ongelma ilmenee, on tärkeää, että toisessa päässä on ihminen, johon saa nopeasti yhteyden. Se, että voi tarttua puhelimeen ja saada heti vastauksen, on todella oleellista. Monessa paikassa palvelu etääntyy, kun toiminta kasvaa liian suureksi – ja silloin asiakkaan hermo palaa helposti.” 

Henkilökohtaisen palvelun lisäksi Collapick Odoo ERP-järjestelmä erottuu arjen sujuvuudella ja luotettavuudella. ”En ole tänä vuonna tullut kertaakaan töihin niin, että ovella olisi jono kertomassa että ohjelma ei toimi – vanhan ohjelman kanssa se oli melkeimpä arkipäivää. Ei enää tarvitse aloittaa aamua häiriötiedotteiden kanssa ja työt sujuvat ilman jatkuvia katkoksia” Uusitalo kiittelee. 

Ahokas-Hokka odottaa, että yhteistyö jatkuu yhtä sujuvana myös tulevaisuudessa. ”Kuten kävi edellisen järjestelmän kanssa, toivon, ettei meille enää koskaan sanottaisi, että katsotaan seuraavassa kvartaalissa – ja sitä seuraavaa kvartaalia ei koskaan tule. Päivitykset hoidetaan sovitusti, ongelmiin reagoidaan nopeasti, ja arki pysyy sujuvana ilman turhaa jännitystä. On myös hyvä, että käytössämme on juuri tällainen järjestelmä: ei jättimäiseltä ohjelmatoimistolta, vaan räätälöity meidän tarpeisiimme – ihminen tekee ihmiselle, ja omat jutut saa mukautettua helposti”.

"Järjestelmällä tavoiteltiin sujuvampaa arkea ja vähemmän harmaita hiuksia – se on mielestäni toteutunut".

Laura Ahokas-Hokka | Versaali Oy
Tutustu teollisuusratkaisuihin täältä

Palaa takaisin blogin etusivulle