...

Collapick

info@collapick.com
044 989 1350
Varaa etätutustuminen
Menu

Collapick ja OWS: Sujuvaa sähköistä kaupankäyntiä EDI-yhteyksillä

Rajapinnat ja integraatiot / Julkaistu 16.12.2024
Lukuaika 6 min

Liiketoimintaprosessit ulottuvat nykyään monien järjestelmien ja organisaatioiden yli, mikä tekee tiedonvaihdosta keskeisen osan tehokasta toimintaa. EDI-yhteydet mahdollistavat liiketoimintaprosessien automatisoinnin ja digitalisoinnin, vähentäen manuaalista työtä ja nopeuttaen prosesseja. Integraatiot, kuten ERP:n ja EDI-palveluiden yhdistäminen mahdollistavat sähköisen kaupankäynnin, varmistavat tiedon täsmällisyyden ja säästävät aikaa sekä resursseja. 

Sähköisen tilaamisen ja laskuttamisen yleistyessä EDI-sanomien hyödyntämisestä on tullut kriittinen osa yritysten tehokkuutta. Vaikka EDI-sanomat eivät ole uusi ilmiö, niiden merkitys kasvaa yrityksissä, jotka haluavat hyödyntää automaatiota ja pysyä kilpailukykyisinä. Joissakin tapauksissa keskusliikkeet, kuten SOK tai Kesko edellyttävät toimittajiltaan EDI-yhteyksien käyttöä, jolloin EDI-palvelusta tulee yritykselle välttämätön ratkaisu.

Tämä artikkeli kertoo, mitä EDI-yhteydet ovat, miksi ne ovat yrityksille hyödyllisiä, sekä miten OWS EDI-sanomat toteutetaan Collapick Odoo ERP-järjestelmän sekä keskusliikkeiden välille.

Mikä on EDI?

EDI-sanoma (Electronic Data Interchange message) tarkoittaa yksittäistä sähköistä tietoviestiä, joka siirtää tietoa, kuten laskutus- ja tilaustietoja, yrityksestä ja järjestelmästä toiseen. Suomeksi EDI tunnetaan myös nimellä OVT, joka tarkoittaa nimen omaan organisaatioiden välistä tiedonsiirtoa. 

Tiedonsiirto toteutetaan EDI-yhteyden kautta, joka voi olla joko suora tai välittäjän eli EDI-operaattorin hallinnoima. EDI-operaattorit toimivat tärkeässä roolissa sanomaliikenteessä, välittäen sanomia osapuolten välillä ja varmistaen, että ne päätyvät tarkasti oikeaan osoitteeseen. Lisäksi operaattorit suorittavat jatkuvaa valvontaa ja hallinnoivat häiriötilanteita.

EDI-yhteys voidaan toteuttaa monin eri tavoin, kuten internetin (esim. AS2-protokolla), erillisten verkkopalvelujen tai suoran palvelinyhteyden avulla. EDI-yhteyden tarkoitus on varmistaa, että tiedonsiirto on nopeaa, tietoturvallista ja automatisoitua, jolloin manuaalista tietojen syöttöä ei tarvita. Ajatellaan esimerkiksi tilannetta, jossa tilauksella on yli 100 riviä tuotteita. Tällöin tilauksen syöttäminen järjestelmään käsin on paitsi työlästä myös aikaa vievää. EDI-yhteyden avulla koko tilaus siirtyy järjestelmään yhdellä napin painalluksella.

EDI käyttää standardiformaatteja, kuten EDIFACT, ANSI X12 tai XML, jotta eri järjestelmät voivat ymmärtää toistensa viestejä. Näiden standardien avulla tiedot, kuten laskutustiedot, tilausten määrät tai lähetysohjeet voidaan koodata tarkasti. Esimerkiksi Collapick Odoo ERP käyttää XML-pohjaisia sanomia. 

EDI-palveluita käytetään monipuolisesti useilla toimialoilla, kuten teollisuudessa, tukkukaupassa, vähittäiskaupassa ja kuljetusalalla. 

Mitä hyötyä EDI-yhteyksistä on yrityksille?

EDI-yhteys on modernin liiketoiminnan keskeinen työkalu, joka tehostaa tiedonkulkua ja vähentää manuaalista työtä organisaatioiden välillä. Vähittäiskaupassa EDI-yhteydet helpottavat tilausten ja toimitusten hallintaa, logistiikka-alalla ne mahdollistavat lähetysaikataulujen ja kuormakirjojen jakamisen, ja terveydenhuollossa ne tukevat sairaaloiden ja lääketoimittajien tilausten ja laskutuksen hallintaa. 

EDI-palvelu integroituu sujuvasti osaksi Collapick Odoo ERP-järjestelmää, jolloin esimerkiksi tilaukset, tilausvahvistukset, toimitustiedot ja laskut voidaan automatisoida ja välittää reaaliaikaisesti kauppakumppaneiden välillä. Manuaaliset rutiinityöt vähenevät, inhimilliset virheet minimoituvat, tiedonsiirto nopeutuu ja paperin määrä vähenee. Ajantasainen tieto mahdollistaa sujuvamman tilaus- ja toimitusprosessin, paremman varastonhallinnan ja tarkemman ennustettavuuden, mikä puolestaan nopeuttaa kaupankäyntiä ja kasvattaa kilpailukykyä.

EDI-yhteyksien käytöllä saavutetaan myös kustannussäästöjä, kun aikaa ja resursseja vapautuu arvokkaampaan työhön. Lopputuloksena on tehokkaampi liiketoiminta, tyytyväisemmät asiakkaat ja entistä paremmat edellytykset menestyä markkinoilla. 

OWS EDI -sanomat Collapick Odoo ERP-järjestelmän sekä keskusliikkeiden välille

OWS on kotimainen yhteistyökumppani, joka tarjoaa yrityksille EDI-sanomat ja verkkolaskutusratkaisut ympäri Suomen. Yhteistyössä Collapickin kanssa OWS toteuttaa EDI-sanomaliikenteen Collapick Odoo ERP-järjestelmän ja keskusliikkeiden välille, joita ovat esimerkiksi SOK, Kesko, Puuilo, Tokmanni, Bauhaus, INEX, Stockmann, Wihuri, Dahl ja Onninen. Kuten Collapick, myös OWS tuntee valmistavan teollisuuden ja tukkukaupan liiketoiminnan kuin omat taskunsa.

Käyttöönottoprojekteissa Collapick tekee tiivistä yhteistyötä OWS:n ja asiakkaan kanssa. Collapickin tehtävä projektissa on selvittää, mitä EDI-yhteydellä on tarkoitus saada aikaan, mitä keskusliikkeitä sanomaliikenteeseen halutaan liittää sekä millä aikataululla yhteydet pitäisi saada toimimaan. OWS on EDI-projekteissa vetovastuussa, toimien samalla yhteyshenkilönä asiakkaan kauppakumppanien eli keskusliikkeiden sekä mahdollisesti muiden EDI-operaattorien suuntaan. OWS:llä on vahva kokemus keskusliikkeiden kanssa toimimisesta, ja he ovat kehittäneet standardoidut prosessit esimerkiksi yhteyksien testaamiseen, jotta kaikki toimii suunnitellusti ja testauksesta jää selkeät ja asianmukaiset dokumentaatiot.

Yhteistyön tavoitteena on löytää asiakkaan liiketoimintaprosesseihin parhaiten sopiva tapa toteuttaa sanomaliikenne ja varmistaa sen sujuvuus. EDI-yhteyksissä on aina kyse omasta projektista, joka on osa ERP-järjestelmän käyttöönottoprosessia. Tekninen ratkaisu voi vaihdella sen mukaan, lähetetäänkö tilauksista vahvistuksia vai toimitetaanko EDI:nä toimitussanomia tai laskuja. Jokainen toteutus on toistaiseksi ollut omanlaisensa, sillä asiakkaiden tarpeet ja liiketoiminnan vaatimukset ovat aina yksilöllisiä. Collapickin asiakkaat eivät toistaiseksi tee ostotilauksia keskusliikkeille, mutta tämä toimintatapa voi hyvin tulla osaksi sähköistä kaupankäyntiä tulevaisuudessa.

Collapickin ja OWS:n yhteistyöstä voit lukea lisää esimerkiksi Case Lemmikki -artikkelista, jossa toteutettiin EDI-yhteydet Odoo ERP-järjestelmän, Collicon ulkoisen varaston sekä keskusliikkeiden (kuten Kesko ja INEX) välille. Lemmikin tapauksessa välitettäviä sanomia ovat esimerkiksi tilaus- lasku- ja kuormakirjasanomat sekä ostotilaukset, tuotetiedot, varastosaldot sekä keräilytilaukset.

EDI-yhteyksien toimintaperiaatteet: Näin sähköinen tiedonsiirto tapahtuu

Teknisesti OWS vastaa SFTP-palvelimesta, jonne sanomat siirretään ja josta ne luetaan sisään. Operaattorin ja kauppakumppanin välille avattu yhteys parantaa tietoturvaa, sillä siten vältetään suorien yhteyksien muodostaminen asiakasyrityksen verkkoon. Kun sanoma saapuu OWS:n palvelimelle, OWS:n muunnintyökalu muokkaa sen sellaiseen muotoon, joka sopii sekä keskusliikkeiden että Collapickin ERP-järjestelmiin, ja lähettää sen eteenpäin. Sanomamuunnokset ovat keskeinen osa EDI-operaattorin osaamista, sillä eri järjestelmät tuottavat erilaisia sanomia, jotka eivät sellaisenaan ole yhteensopivia. OWS toteuttaa muunnokset ketterästi, jolloin osapuolten omiin järjestelmiin ei tarvitse tehdä muutoksia.

Collapick Odoo ERP käsittelee SFTP-palvelimelle siirrettäviä ja sieltä luettavia sanomia XML-muodossa. Collapickille lähetettävät sanomat ovat rakenteeltaan aina samanlaisia, eikä keskusliikkeiden välillä ole eroja muussa kuin välitettävässä tietosisällössä. Mikäli sanomien sisältöä halutaan laajentaa, esimerkiksi lisäämällä tietoa tilauksista tai toimituksista, Collapickin ja OWS:n avulla muutokset voidaan toteuttaa nopeasti ja kustannustehokkaasti.

Yleisin Collapick Odoo ERP-järjestelmän vastaanottama sanomamuoto on keskusliikkeen lähettämä ostotilaus, joista asiakkaidemme myyntitilaukset muodostuvat. Muita asiakkaille toteutettuja sanomaratkaisuja ovat esimerkiksi keruusanomat, kuittaussanomat, toimitussanomat eli DESADV.sanomat, sekä EDI-laskutus. Keruusanomat voidaan toteuttaa esimerkiksi tietyille keskusliikkeille, ja ne sisältävät tiedot terminaalitoimituksen pakkauslappuja varten. Kuittaussanomat puolestaan lähetetään automaattisesti tilauksen vahvistuksen yhteydessä. Toimitussanomat kertovat keskusliikkeille, mitä ja millä määrillä tuotteita on tulossa toimitettavaksi. EDI-laskutuksessa laskut lähetetään suoraan Collapick Odoo -ERP:stä halutulle keskusliikkeelle EDI-muodossa. Laskut siis viedään ERP-järjestelmästä laskutusjärjestelmään laskutusrajapintaa pitkin kirjanpidon käsittelyä varten, ja toimitetaan asiakkaalle EDI-sanomana asiakkaalle OWS:n välityksellä.

Mitä hyötyä asiakkaalle on Collapickin ja OWS:n välisestä EDI-yhteistyöstä?

Yhteistyöstä syntyy asiakkaalle merkittäviä etuja erityisesti silloin, kun osapuolet ovat toteuttaneet useita projekteja yhdessä, sillä vakiintuneet toimintatavat ja tutut yhteyshenkilöt tehostavat projektien läpivientiä. EDI-projektissa huomioitavat asiat ovat jo ennalta tiedossa, ja asiakkaalle voidaan selkeästi kommunikoida käyttöönoton vaiheet, aikataulut ja onnistumisen kannalta olennaiset varmistettavat asiat. Kun kumppanit tuntevat toisensa ja ovat kerryttäneet kokemusta yhteistyöstä, he voivat toimia asiakkaan suuntaan entistä tehokkaammin – tämä näkyy asiakkaalle nopeampana, täsmällisempänä ja sujuvampana palveluna.

Asiakas hyötyy aiemmasta osaamisesta ja ratkaisujen monistusmahdollisuudesta, sillä ne nopeuttavat käyttöönottoa, helpottavat aikataulussa pysymistä ja tuovat kustannussäästöjä – yhteyksiä ei tarvitse rakentaa nollasta, vaan ”pyörän keksiminen uudelleen” korvautuu edullisemmalla ja sujuvammalla toteutuksella. 

Teknisesti taitavat kumppaniosapuolet voivat toteuttaa EDI-yhteydet tarvittaessa nopealla aikataululla: parhaimmillaan olemme OWS:n kanssa saaneet toimivat yhteydet valmiiksi testauksineen vain 24 tunnissa. Erään keskusliikkeen EDI-toimittaja totesikin lyhyen viestittelyn ja testauksen päätteeksi, että tämä oli nopein käyttöönotto koskaan!

Kysyttävää EDI-yhteyksistä?

Ota yhteyttä!

Palaa takaisin blogin etusivulle