Räätälöity Odoo-ERP – OffiStoren kilpailuetu kalustemarkkinoilla

Asiakastarina / Julkaistu 7.4.2025
Lukuaika 10 min

OffiStore on vuonna 1996 perustettu suomalainen yritys, joka toimittaa nopeasti ja edullisesti käytettyjä sekä uusia toimistokalusteita ympäri Suomen. Yritys otti käyttöönsä Odoon, jota mukautettiin mittavasti vastaamaan yrityksen yksilöllisiä tarpeita. Tässä artikkelissa kokemuksistaan kertoo tuotepäällikkö ja IT-vastaava Marko Rinnetmäki.

Yritys:
OffiStore Oy

Verkkosivusto:
https://www.offistore.fi/

Tuotteet:

Odoo: valmistus, varasto, CRM, myynti, ostot, laskutus

Collapick Tempo -lisäosat: Työajanseuranta

Integraatiot: E-toimisto, Vainu, nShift, Automatik-verkkokauppa

Asiakaskohtaiset muokkaukset: Päävaraston koontikeräilynäkymä ja -tuloste, varaston Luo tuote -toiminto + tekoälypohjainen toiminto tuotekuvauksiin, myyntitilaukselta tapahtuva täydennyksien hallintatyökalu, hiilijalanjälkilaskenta, myyjien palkkioraportti, käyttöoikeuksien räätälöinti, sekä räätälöinnit tulosteista ja tuotetarroista näkymämuutoksiin.

Toimiala:
Toimistokalusteet

Offistore – Vastuullinen käytettyjen toimistokalusteiden markkinajohtaja

Offistore on Suomen johtava käytettyjen toimistokalusteiden osto- ja myyntiyritys. 100% kotimaisella yrityksellä on toimipisteet seitsemällä paikkakunnalla: Tampereella, Kuopiossa, Turussa, Kokkolassa, Oulussa ja Vantaalla. Yrityksen pääasiallinen kokonaispalvelu on kalusteiden realisointi ja kierrätys, joka kattaa kaiken kalusteiden inventoinnista aina myyntiin ja kierrätykseen saakka. Lisäksi Offistore tarjoaa kalustesuunnittelua, kalusteiden leasing- tai vuokrauspalvelua, kalusteiden väliaikaista varastointia sekä ulkoistettua kalusteiden hallintapalvelua. 24/7 palvelevasta verkkokaupasta löytyy käytettyjen kalusteiden lisäksi myös uusia kalusteita ja ratkaisuja yrityksen edustamilta brändeiltä, kuten Iskulta ja Naavalta.

OffiStore tarjoaa läpinäkyvän ja reilun tavan ostaa ja myydä kalusteita: myynnistä maksetaan kalusteiden kunnon mukaan, ja selkeä neliportainen kuntoluokitus kertoo asiakkaille avoimesti ja tarkasti, mitä he rahoillaan saavat. Kuntoluokituksen lisäksi yrityksen erottaa kilpailijoistaan poikkeuksellinen lupaus, jossa käytetyille kalusteille myönnetään ainoana alan toimijana Suomessa jopa 5 vuoden takuu. Yrityksen periaatteena on, että käyttökelpoiset kalusteet jatkavat elinkaartaan uusissa tiloissa, kun taas loppuun käytetyt kalusteet kierrätetään vastuullisesti uusiomateriaaliksi tai toissijaiseksi energiaksi, eikä kaatopaikalle päädy mitään. “Pyrimme avoimesti tuomaan esille sitä, että käytetty kaluste voi olla varsin validi vaihtoehto moneen tilanteeseen” Rinnetmäki summaa yrityksen toimintaperiaatteita.

OffiStore hoitaa kalusteiden kuljetuksia omalla kalustollaan sekä yhteistyössä logistiikkakumppaninsa Niemi Palveluiden kanssa, joka vastaa osaltaan kuljetuksista, asennuksista ja kierrätyksestä. Lisäksi Postin rahtipalvelu toimittaa kalusteet edullisesti suoraan asiakkaiden ovelle.

Kestävä ja vastuullinen kulutus on yrityksen toiminnan ytimessä. Kalusteita lahjoitetaan hyväntekeväisyyteen, ja yhteistyössä Helsingin Kierrätyskeskuksen kanssa on otettu käyttöön hiilijalanjälkilaskenta. Se osoittaa, kuinka paljon luonnonvaroja säästyy, kun kalusteet hankitaan käytettynä. Lisäksi Tampereen toimistolla on pilotoitu WWF Green Office -auditointi, joka on sekä ympäristöjohtamisen työkalu että sertifikaatti, joka osoittaa asiakkaille ja sidosryhmille yrityksen konkreettiset ympäristöteot. “Kaikki muutkin Offistoret toimivat samoilla periaatteilla, luonnonvaroja säästäen ja hyödyntäen” Rinnetmäki kertoo.

OffiStoren tavoitteena sujuva arki myynnille, varastolle ja johtoryhmälle

Rinnetmäki on ollut mukana OffiStoren järjestelmäkehityksessä alusta asti – ja jopa hieman ennen sitä. Ennen nykyistä rooliaan hän työskenteli Martelassa tuotepäällikkönä ja ERP-tukihenkilönä, jossa toteutettiin ERP-järjestelmän vaihto Microsoft AX:stä Microsoft Dynamicsiin. Kokemus antoi arvokasta ymmärrystä ERP-käyttöönoton eri näkökulmista ja mahdollisista sudenkuopista. Lisäksi pitkä kokemus toimistokaluste alalta on ollut järjestelmän käyttöönotossa eduksi. “Aloitin OffiStorella myynnissä, josta etenin tuotepäälliköksi ja lopulta johtoryhmään. Tämä antaa kattavan näkemyksen siitä, miten järjestelmän on palveltava myyntiä, varastonhallintaa ja liiketoiminnan johtamista” Rinnetmäki summaa. Näiden osa-alueiden pohjalta OffiStoren Odoo-ERP on räätälöity aidosti tukemaan yrityksen toimintaa.

OffiStorella ei ollut ennestään käytössä varsinaista ERP-järjestelmää, mutta noin viisi vuotta sitten se otti käyttöön Automatik-verkkokaupan. Rinnetmäki oli keskeisessä roolissa verkkokaupan käyttöönotossa, ja sitä mukautettiin yrityksen tarpeisiin niin pitkälle, että siitä tuli lähes mini-ERP. Varsinaisen ERP-järjestelmän tarve konkretisoitui, kun verkkokaupan kehitystyö saavutti rajansa. “Lopulta kuitenkin kävi selväksi, ettei verkkokauppa voinut korvata täysimittaista toiminnanohjausjärjestelmää. Raportointi, varastosaldojen hallinta ja myyntiprosessit olivat liian monimutkaisia pelkän verkkokaupan kautta hallittavaksi, eikä järjestelmä palvellut myyjiä tai logistiikkaa tehokkaasti” Rinnetmäki kuvailee.

Uuden ERP:n valintaprosessissa tutkittiin useita vaihtoehtoja. “Ratkaisevassa roolissa olivat yhteistyökumppaneiden kokemukset, joista yksi suositteli Odoota ja toinen järjestelmäkumppaniksi Collapickiä. OffiStoren logistiikkapalveluista vastaava Niemi ja yrityksen osaomistaja vertailivat samaan aikaan järjestelmävaihtoehtoja, mikä toi arvokasta näkökulmaa päätöksentekoon. Yhteisvertailussa keskeisiksi eroiksi nousivat liiketoimintamallit: OffiStorella on sekä käytettyjen että uusien kalusteiden myyntiä, minkä lisäksi sen toimintaan kuuluu jopa kymmenen varaston hallinta yhden järjestelmän kautta. Odoo valikoitui lopulta kahden vahvan ehdokkaan joukosta sen muokattavuuden ja joustavuuden ansiosta. “Suljettuihin järjestelmiin verrattuna avoimen lähdekoodin Odoo tarjosi mahdollisuuden räätälöidä järjestelmää OffiStoren tarpeisiin” Rinnetmäki summaa. Lopullinen päätös sinetöityi, kun Collapickin ohjelmistokehittäjän ja projektipäällikön kanssa löytyi punainen lanka yhteistyölle.

Järjestelmälle asetettiin selkeä tavoite: sujuvoittaa arkea kaikilla tasoilla, niin myynnissä, varastossa kuin johtoryhmässäkin. “Kaupanteon ei pitäisi tuntua myyjälle jatkuvalta taistelulta, ja järjestelmän tuli tehdä myös ostotilausten hallinnasta nopeampaa ja selkeämpää” Rinnetmäki kiteyttää.

Räätälöinneillä lisätehoja Odoon varastojen ja myynnin hallintaan

Yrityksellä on yhteensä kuusi varastoa, joista Vantaan päävarastossa on yhteensä 3000 neliötä. “Se koostuu uusista ja käytetyistä kalusteista. Sieltä lähetetään tavaraa kerran viikossa ympäri Suomea OffiStoren myymälöihin ja tietysti päivittäin tavaraa suoraan verkkokauppatilauksen asiakkaille. Myymälöissä on pienet käsivarastot, poislukien Tampereen n. 800 neliötä ja Oulun n. 500 neliötä” Rinnetmäki kuvailee. Useita varastoja pyöritetään Odoossa järjestelmän perusnäkymien avulla, jossa Rinnetmäki on muokannut ryhmittelyjen ja suodattimien avulla näkymän, josta toimituksia, vastaanottoja ja sisäisiä siirtoja hallitaan. Varastosaldot synkronoidaan reaaliajassa Automatik-verkkokaupan kanssa.

OffiStorelle on toteutettu myös useita järjestelmäräätälöintejä, joilla varaston ja myynnin toimintoja on optimoitu yrityksen liiketoimintatarpeisiin sopiviksi.

Päävaraston koontikeräilynäkymä ja -tuloste: Optimoitua tilausten käsittelyä

Koontikeräily uudistuksessa päävarastolle kehitettiin koontikeräilynäkymä sekä -tuloste, joka tehostaa merkittävästi keräilyprosessia. “Aiemmin keräily tehtiin yksi tilaus kerrallaan, mikä tarkoitti, että työntekijät kiersivät 3000 neliön varaston hakien tuotteita yksittäisiin tilauksiin, toimittivat ne lähtöalueelle, pakkasivat ja aloittivat saman prosessin alusta. Tämä johti turhaan toistotyöhön erityisesti silloin, kun useissa tilauksissa oli samoja tuotteita – pahimmillaan varasto joutui ottamaan saman lavan alas hyllystä useita kertoja eri tilauksia varten” Rinnetmäki kertoo.

“Uudistuksen myötä järjestelmä kokoaa yhteen saman tuotteen tilausmäärät, jolloin varasto näkee yhdellä kertaa esimerkiksi viiden eri tilauksen yhteismäärän ja voi kerätä tuotteet kerralla. Tämä vähentää turhaa liikkumista, nopeuttaa käsittelyä ja optimoi varastotyötä. Edellisessä järjestelmässä ei olisi ollut mitään toivoa saada vastaavaa ominaisuutta” Rinnetmäki kiittelee.

Ostojen Luo tuote -toiminto: tehokkuutta kierrätys- ja realisointipalveluihin

OffiStorelle kehitetty “oma varaston helppokäyttöliittymä” mullisti tavan, jolla uusia ja käytettyjä kalusteita kirjataan järjestelmään esimerkiksi osana kierrätys- ja realisointipalvelua. Aiemmin asiakaskäynnit hoidettiin kannettavan tietokoneen ja Excelin avulla. Ensin kalusteet inventoitiin paikan päällä, minkä jälkeen tiedot siistittiin toimistolla Excelissä. Lopuksi tuotteet lisättiin järjestelmään ja luotiin tarvittaessa suljetut myyntiportaalit asiakkaan henkilökunnan sisäisiä ostoja varten. Kokonaisuudessaan palveluprosessi vei useita päiviä ja itse tuotteen luonti järjestelmään nopeimmillaan puoli tuntia – nyt se tapahtuu yhdellä napin painalluksella, muutamassa minuutissa suoraan paikan päällä.

Uuden ”Luo tuote” -toiminnon ansiosta ostotilauksella voidaan luoda tuotteet nopeasti ja vaivattomasti mobiililomakkeella, jossa täytetään kaikki tarvittavat tiedot ja lisätään kuvat. Järjestelmä luo automaattisesti tuotteet, lisää kuvat, koodittaa pohjatuotteet ja yhdistää pohjatuotteiden ja variaatioiden tietoja, mikä tekee käytöstä huomattavasti sujuvampaa. Enää ei tarvitse hallita ja toteuttaa verkkokaupan tapaan erikseen pohjatuotteita ja niiden variaatioita, vaan koko prosessi on yksinkertaistettu yhdeksi selkeäksi kokonaisuudeksi.

Verkkokauppavastaavan Enes Zumberin mukaan tuotteen luonti suoraan ostotilaukselta on yksi merkittävimmistä parannuksista verrattuna aiempaan verkkokauppatoteutukseen. ”Minkä ihmeen takia tätä ei otettu käyttöön jo vuosi sitten”.

Lisäksi tuoteluonnin yhteyteen kehitettiin tekoälypohjainen toiminto, joka luo automaattisesti myyviä ja houkuttelevia tuotekuvauksia tekoälyn avulla. OffiStoren ei enää tarvitse murehtia mielikuvituksettomista tuotekuvauksista, sillä tekoäly generoi sisällön syötettyjen tuotetietojen perusteella, mikä parantaa tuotteiden myyntiä verkkokaupassa. Tulossa on myös “ominaisuuslista”-laajennus, jossa käyttäjä voi lisätä listasta tuotteelle erilaisia ominaisuuksia, ja tekoäly hyödyntää niitä entistä tarkempien ja informatiivisempien tuotekuvausten luomiseen. “Mitä enemmän tietoa tekoälylle annetaan, sitä parempi lopputulos – ja näin saadaan optimoitua sekä sisällöntuotantoa että asiakaskokemusta. Uskon että tällä laajennuksella on suora vaikutus verkkokaupan tuotteiden myymiseen, sillä tekemisessä päästiin ihan eri sfääreihin” Rinnetmäki hehkuttaa.

Optimoitua logistiikkaa myyntitilaukselta hallinnoitavalla täydennystyökalulla

Varastojen logistiikka perustuu pitkälti myyntitilausten täydennyksiin, joihin kuuluvat myös sisäiset siirrot eri varastojen välillä. Perinteisesti Odoo täydentää sieltä, missä tavaraa on eniten, mutta logiikkaa muutettiin OffiStorelle niin, että tuotteita täydennetään ensisijaisesti keskusvarastolta tai ostamalla kokonaan uutta. Tätä tukemaan kehitettiin merkittävä räätälöinti: myyntitilaukselta hallinnoitava täydennystyökalu. Sen avulla myyjä voi tilata tuotteita keskusvarastolta, maakunnista tai tarvittaessa luoda ostoehdotuksia myös uusista kalusteista.

Täydennystyökalun avulla täydennyksiä pyritään tekemään mahdollisimman optimoidusti. Myyntitilaukselle luotu ”Luo täydennys” -painike varmistaa, että täydennys tehdään ensisijaisesti keskusvarastosta ja vasta toissijaisesti muista toimipisteistä. Jos keskusvarastossa ei ole tuotetta, mutta sitä löytyy maakunnista, järjestelmä näyttää ne selkeästi ja kysyy vahvistuksen ennen täydennystilausta. “Tämä ehkäisee tilanteet, joissa tavaraa kuljetetaan jatkuvasti ympäri Suomea esimerkiksi Oulusta Tampereelle. Mikäli täydennys tehdään toisesta myymälästä, pyritään samalla siirtämään kerralla suurempi kokonaisuus, jotta minimoitaisiin myös ylimääräiset kulut ja tehostetaan logistiikkaa” Rinnetmäki summaa.

Hiilijalanjälkilaskennalla vastuullisuutta kalustehankintoihin

Helsingin kierrätyskeskuksen kanssa kehitetty hiilijalanjälkilaskenta toteutettiin myös Odooseen erillisenä myyntitarjoustulosteena. “Hiilijalanjälkilaskuri osoittaa, kuinka paljon luonnonvaroja säästyy, kun kalusteet ostetaan käytettynä. Tämä laskenta on integroitu Odoo-järjestelmään, jolloin asiakkaalle voidaan tehdä tarjous sekä uusista että käytetyistä kalusteista. Euromääräisen säästön lisäksi laskelma näyttää konkreettisesti, kuinka paljon kiinteitä luonnonvaroja säästetään ja hiilidioksidipäästöjä voidaan vähentää valitsemalla kierrätetyt kalusteet. Käytännössä jokainen säästetty kilo hiilidioksidipäästöissä tarkoittaa vähintään vastaavaa päästömäärää, joka syntyisi uuden kalusteen valmistuksesta ja logistiikasta” Rinnetmäki ohjeistaa.

Järjestelmähyötyinä käytännön helpotukset arkeen

Käyttöönottoprojektin jälkeen OffiStore on käyttänyt järjestelmää helmikuusta 2024 alkaen. Yhteistyö on jatkunut tiiviisti jatkokehityksen parissa – kyseessä on jatkuva kehitys sekä Odoon että verkkokaupan osalta, jossa Trimedia vastaa verkkokaupan kehittämisestä. “Vaikka olemme käyttäneet Odoota jo pitkään – osa meistä lähes kaksi vuotta – edelleen tulee vastaan uusia tilanteita, joissa huomataan, että jokin asia kannattaisi hoitaa toisin. Usein kyse ei ole järjestelmän rajoituksista, vaan siitä, että vanhat toimintatavat istuvat tiukassa. Monesti se ”vika” löytyy näytön ja penkin välistä, kun itse puskee asioita eteenpäin vanhalla tavalla, vaikka fiksumpikin tapa olisi olemassa” Rinnetmäki reflektoi.

Järjestelmästä otetaan edelleen käyttöön uusia osa-alueita. “Viime aikoina olemme ottaneet aktiivisesti käyttöön Odoon tehtävien ja toimenpiteiden hallintaa. Näiden avulla voi määritellä tehtäviä paitsi muille myös itselle, jolloin oma to-do-lista on aina näkyvillä. Järjestelmä näyttää selkeästi, mitä pitää hoitaa tänään, mitä on tulossa ja mitä on jo myöhässä. Tämä yksinkertainen työkalu helpottaa arkea ja ohjaa tekemistä tehokkaammin” Rinnetmäki kuvailee.

Rinnetmäelle itselleen suurimpia arjen helpotuksia ovat olleet raportointi ja ostotilausten hallinta. “Erityisesti tilausten seuraaminen on nyt huomattavasti sujuvampaa, ja pystymme aidosti näkemään, missä vaiheessa asiat etenevät, eikä muutaman pikkujutun tekemiseen tarvitse käyttää kokonaista päivää. Myös sähköpostin lähettäminen suoraan Odoosta on keventänyt tekemistä merkittävästi. Esimerkiksi aamulla lähetin kymmenkunta ostotilausta eri tavarantoimittajille – aikaisemmin tämä olisi tarkoittanut PDF:n tulostamista järjestelmästä, sähköpostin avaamista, oikean osoitteen etsimistä ja manuaalista lähettämistä. Nyt riittää, että avaan ostotilauksen, painan ”Vahvista ja lähetä”, ja järjestelmä hoitaa loput. Lisäksi tilausvahvistukset tallentuvat suoraan ostotilaukselle, mistä niitä voi myöhemmin seurata ja varmistaa toimitusaikataulut”.

Odoo on parantanut merkittävästi datan seurantaa, tarjoten johtoryhmälle olennaiset työkalut tehokkaaseen päätöksentekoon ja hallitustyöskentelyyn. “Nyt pystymme helposti tarkastelemaan, mitkä tuotteet myyvät ja miten eri tuoteryhmien kysyntä kehittyy. Näiden tietojen avulla voimme tehdä parempia päätöksiä ja reagoida nopeammin muutoksiin – mikä lopulta näkyy myös tuloksessa” Rinnetmäki kuvaa.

OffiStoren myyjien bonuspalkkauksen perustana on ollut katelaskenta, jonka raportointi Excelissä vei Rinnetmäeltä aiemmin yhdestä useampaan päivään. ”Nyt se hoituu muutamassa tunnissa. Siten voisi sanoa, että tavoitteet on saavutettu varsin hyvin – arki on helpottunut merkittävästi, ja käyttöönoton jälkeen tehdyn kehitystyön ansiosta olemme jopa ylittäneet tavoitteet tietyiltä osin,” Rinnetmäki kehuu.

Jatkuvaa kehitystä ja joustavuutta myös tulevaisuudessa

Asiakkaana Rinnetmäki arvostaa erityisesti nopeaa ja sujuvaa yhteistyötä, joka ilmenee vasteaikoina. “Vaikka järjestelmän testausvaiheessa tai omissa vastauksissani voi joskus olla viivettä, Collapickilta saan aina ripeät ja asiantuntevat vastaukset, mikä on poikkeuksellista verrattuna aiempiin kokemuksiini. Erityisesti suomenkielinen tuki on iso etu. Tiedän erään Odoota käyttävän yrityksen, jonka toimittajan tekninen toteutus tehdään esimerkiksi Intiassa. Tämä aiheuttaa jo itsessään haasteita – aikaero, kielimuuri ja toteutuksen laatu voivat vaikeuttaa yhteistyötä. Meillä on Collapickin kanssa lähtökohtaisesti molemminpuolinen ymmärrys siitä, mitä halutaan ja miten asioiden tulisi toimia. Se tekee yhteistyöstä sujuvaa ja tehokasta. Minulla on aidosti arvostettu olo – niin järjestelmän kehittämisen kuin koko toiminnan osalta”.

Collapickin erottaa kilpailijoistaan erityisesti joustavuus. “Hommat on pidetty hanskassa, ja vaikka välillä eri asiakasprojektien aikatauluissa on luonnollisesti priorisoitu, olen saanut selkeän suuntaviivan siihen, milloin jokin asia hoituu. Asiat on tehty hyvin, ja varmasti on jouduttu venymäänkin tietyissä kohdissa” Rinnetmäki kiittelee.

Joustavuutta odotetaan yhteistyöltä myös jatkossa. “En usko, että tämä toiveiden kaivo on vielä tyhjä, vaan enemmänkin loputon suo. Esimerkiksi ChatGPT:ssä on paljon hyödyntämätöntä potentiaalia. Kehittäminen ei ole vain mekaanista toteutusta, vaan yhteistyötä, jossa arvioidaan, mikä oikeasti tuo lisäarvoa”.

Katso myös OffiStoren referenssivideo

Videolla tuotepäällikkö ja IT-vastaava Marko Rinnetmäki kertoo lisää onnistuneesta yhteistyöstä ja hyödyistä, joita ERP-järjestelmä on tuonut yrityksen arkeen ja liiketoimintaan.

Palaa takaisin blogin etusivulle