Taklaa ERP-projektien ajatusvääristymät – Järjestelmän käyttöönottajan mindset
ERP / Julkaistu 22.12.2023
Lukuaika 5 min
Yrityksen oma tahtotila prosessien kehittämiseen sekä halu helpottaa liiketoimintaa ovat erittäin tärkeässä roolissa ERP-järjestelmien käyttöönotoissa. Oikea asennoituminen on tärkeää, sillä järjestelmäprojektit vaativat onnistuakseen aina merkittävää panostusta, ajankäyttöä sekä aitoa halua oppia ja tehdä asioita eri tavalla. Tyhjästä ei ole muodostunut sanonta, jossa järjestelmä on yhtä hyvä kuin sen käyttäjät. Jos toiminnanohjausjärjestelmää ei osata käyttää oikein, se ei palvele niin hyvin kuin sen pitäisi. Pahimmillaan koko järjestelmä manataan maan rakoon, vaikka haasteiden juurisyy on aivan jossain muualla. Kokosimme yhteen merkittävimmät järjestelmän käyttöönottoa edistävät oivallukset, joilla säädät oman mindsettisi kuntoon, vältät tyypillisimmät ajatusvääristymät ja saat järjestelmän käyttöön kivuttomammin.
Kyseenalaista nykyiset toimintatapasi, ja määritä uudelleen liiketoimintaprosessit toiminnan tehostamiseksi
Järjestelmäprojektien perisynti on, että niitä ajatellaan liian järjestelmäkeskeisesti – halutaan uutta teknologiaa, uusia ominaisuuksia ja toiminnallisuuksia jotka ratkaisevat yrityksen haasteita, vaikka usein vielä tärkeämpää ovat liiketoimintaprosessit, joita virtaviivaistamalla modernimmiksi ja toimivammiksi saadaan aikaan liiketoiminnallisia hyötyjä.
Kun yritys lähtee vaihtamaan ERP-järjestelmää, on hyvä miettiä, mikä on yrityksen nykyinen tapa toimia. Usein yrityksen toimintamalleista löytyy juurtuneita tapoja, joita kannattaa tarkastella uudelleen, sillä entisiin prosesseihin takertuminen tekee järjestelmän käyttöönotosta tarpeettoman haastavaa. Toiminnanohjausjärjestelmän vaihto tai hankinta toimii erinomaisena tilaisuutena muuttaa nykyistä tapaa tehdä töitä ja luoda uusia tapoja toimia. Tässä vaiheessa voi miettiä aidosti liiketoiminnan kehitystarpeita – miten omia toimintatapoja voisi mahdollisesti tehostaa
Uuteen järjestelmään kannattaa siis suhtautua avoimin mielin. Varsinkin ERP:n vaihtotilanteessa ennestään opitut toimintatavat eivät välttämättä ole yrityksen oikea tapa työskennellä, vaan ne juontavat juurensa vanhan ERP-järjestelmän toimintalogiikkaan tai rajoitteisiin, eivätkä ne siten välttämättä päde uuden toiminnanohjausjärjestelmän kohdalla. Toimintatapoja on usein muutettava uuteen järjestelmään sopivaksi, jotta siitä saadaan kaikki mahdolliset tehot irti.
Kyseenalaistamalla ja pohtimalla aidosti omia liiketoimintaprosesseja päästään aidosti määrittämään, millainen järjestelmäkokonaisuus tukee yrityksen toimintaa parhaiten. Kokeneet ERP-asiantuntijat osaavat auttaa siinä, mitä nykyisiä toimintamalleja kannattaa kyseenalaistaa, ja mitä eri työvaiheita ja prosesseja voitaisiin tehostaa. Yhdessä järjestelmäkumppanin kanssa voidaan määritellä, miten järjestelmäuudistus tukee tätä prosessia, ja millaisia hyötyjä uuden järjestelmän avulla oikeasti halutaan saavuttaa. Vaikka kumppani onkin tukemassa uudistusta, varsinaisen muutoksen on kuitenkin lähdettävä yrityksen sisältä käsin.
Järjestelmä vaatii rinnalleen ihmisen ja projektiin sitoutuneen henkilöstön
ERP-kumppani saa loistaa projektin määrittelyvaiheessa, sillä silloin kumppanin kokemus ja osaaminen ovat merkittävimmässä roolissa. Kuitenkin ERP-projektin todellinen tähti on asiakas, sillä ilman sitoutumista projektiin järjestelmätoimittaja ei voi yksin viedä järjestelmää käyttöön.
ERP-järjestelmää ei voida toimittaa avaimet käteen palveluna, sillä se ei ole pelkkä IT-projekti, vaan koko yrityksesi selkäranka. Vaikka järjestelmä automatisoikin monia toimintoja, se on vain työn tekemisen alusta tai ohjaaja, joka mahdollistaa liiketoiminnan kokonaisvaltaisen pyörittämisen yhden järjestelmän sisällä. Järjestelmä vaatii käyttäjäkseen ihmisen, ja juuri asiakkaan päästä on tultava halu ja tahto ottaa järjestelmä käyttöön sovitulla tavalla, sillä itse järjestelmä palvelee yritystä vasta, kun sitä osataan käyttää oikein.
Käyttöönoton onnistumiseksi projektilla on oltava asiakkaan päässä oma projektipäällikkö, jolle on aidosti resurssoitu aikaa edistää järjestelmän käyttöönoton kannalta keskeisiä asioita yrityksensä päässä. Tämä asiakasyrityksen vastuuhenkilö hallinnoi toteutusta ja vastaa siitä, että projektisuunnitelmassa määritellyt vaiheet ja tehtävät viedään asianmukaisesti loppuun asti – tukenaan järjestelmätoimittajan projektipäällikkö.
Järjestelmän ja liiketoimintaprosessien muutos muuttavat päivittäistä tapaa tehdä töitä, siksi sitoutumista tarvitaan yrityksen kaikilta osastoilta. Työntekijät tulee ottaa osaksi muutosta viestimällä järjestelmähyödyistä, uusista ominaisuuksista, sekä osallistuttaa projektiin järjestelmäkoulutuksilla – palautteenantomahdollisuutta unohtamatta. Tärkeintä on kuitenkin viestiä ymmärrettävästi, miten ERP tulee helpottamaan yrityksen, mutta ennen kaikkea yksittäisen työntekijän arkea. Työssään järjestelmää käyttävät kannattaa ottaa mukaan projektiin, ja jakaa projektin vastuita varsinaisen projektipäällikön lisäksi myös heille, jolloin järjestelmän käyttö jalkautuu arkeen kivuttomammin.
ERP-järjestelmähankkeiden Top 5 tärkeimmät oivallukset
Herkimmin muutosta jarruttavat tietyt järjestelmän käyttöön ja käyttöönottoprosessiin linkittyvät ajatusvääristymät, joihin tarrautumalla järjestelmän sisäänajo hidastuu merkittävästi. ERP-järjestestelmäprojektissa on tärkeää saada ihmiset oivaltamaan seuravat viisi ydinasiaa, sillä panostamalla mindsettiin takaat ketterämmän käyttöönoton.
Kaikki työ tehdään ERP:n kautta
ERP-järjestelmä on koko liiketoiminnan perusta, joka linkittää yrityksen eri toiminnot toisiinsa ja joka kokoaa yhteen paikkaan kaikki yrityksen tärkeimmät tiedot. Kun ERP on hankittu ja käyttöönotettu, se tulee olemaan kiinteä osa yrityksen päivittäistoimintoja. Se tarkoittaa, että tulevaisuudessa melkein kaikki työ tehdään tavalla tai toisella ERP:n kautta, mikä voi olla hankala ymmärtää varsinkin silloin, kun aiempaa ERP kokemusta ei ole. Moderni ERP on käytettävissä kaikkialla, jatkuvasti, jokaisella laitteella, sillä mobiilisti selaimen välityksellä käytettävä järjestelmä mahdollistaa joustavan työnteon, vaikkapa mökkilaiturilta.
Järjestelmää vaihdettaessa toimintalogiikka muuttuu
Useammat yritykset miettivät kehitystarpeita järjestelmästä käsin, ja erityisesti ERP-järjestelmän vaihtajat sortuvat usein esittämään muutostoiveita, joissa uusi järjestelmä toimisi samalla logiikalla kuin vanha järjestelmä, tai että sen toiminta vastaisi enemmän jo opittuja ja totuttuja tapoja. Huomattavasti helpompaa on sisäistää se, ettei uusi ERP toimi samalla toimintalogiikalla kuin vanha järjestelmä, ja jokaisen on välttämätöntä opetella uusia tapoja toteuttaa myös rutiineiksi muodostuneita toimenpiteitä.
Muutoksessa uuden opetteleminen on väistämätöntä, eikä muutos yksistään ole aina suoraan pahasta tai johtoportaan tarkoituksenmukaista kiusantekoa. Yksi suurimmista järjestelmävaihdokseen johtaneista syistä on nimenomaan se, ettei nykyinen ERP taivu enää yrityksen liiketoimintaan, jolloin uuden ERP:n tarkoitus on pitkällä tähtäimellä nimenomaan helpottaa tehtävää työtä. Usein pieni lisätyö tuottaa merkittäviä hyötyjä toisaalla, kun uusi ERP on kokonaisuutena entistä parempi.
Varo ERP-projektin “paisumista”
ERP-järjestelmään on tyypillistä toivoa hyvin varhaisessa vaiheessa räätälöityjä ominaisuuksia ja toiminnallisuuksia, ja lisätä niitä osaksi käyttöönottoprojektia ilman, että itse järjestelmästä on saatu vielä kunnollista käyttökokemusta. Projektinhallinnan näkökulmasta uusiin ideoihin kannattaa suhtautua terveen kriittisesti ja keskustella järjestelmäkumppanin kanssa, milloin räätälöintejä kannattaa tehdä ja milloin ERP:n omat toiminnallisuudet riittävät palvelemaan käyttötarkoitusta. Hyvä nyrkkisääntö on tutustua ensin ERP:n ominaisuuksiin ja kerätä käyttökokemusta, ennen kuin yritykselle lähdetään tekemään räätälöityjä toiminnallisuuksia.
Järjestelmäräätälöintien kohdalla kannattaa pysähtyä miettimään, kuinka kriittisiä ja välttämättömiä ne ovat yrityksen toiminnalle. MIkäli näin on, voitaisiinko niihin palata mahdollisesti myöhemmin esimerkiksi jatkokehitysvaiheessa. Välillä yrityksen prosessit tai toimintamallit kuitenkin muodostavat tarpeen tehdä räätälöintiä ja muokkauksia jo alkumetreillä. Kaikissa muokkauksissa puntaroitavaksi tulevat niin kehitys- ja ylläpitokustannukset, kuin saatava hyötykin. Monesti kysymys on ennen kaikkea siitä, onko kyseessä kriittiinen tarve vai toive, sillä niiden merkitys liiketoiminnalle on aivan eri luokkaa.
Järjestelmätoimittajan tehtävä vastaavissa tilanteissa on pohtia, voitaisiinko samaan lopputulokseen päästä eri lähestymistavalla. Kaikki lisämuutokset voivat vaikeuttaa järjestelmän omaksumista sekä käyttöä, varsinkin käyttöönoton alkuvaiheessa. Lisäksi ne paisuttavat projektia, voivat viedä sitä sivuraiteille, vaikeuttavat aikataulussa pysymistä ja lisäävät riskiä budjettiylityksille.
ERP ei ole koskaan valmis
ERP-järjestelmä ole koskaan valmis, koska maailman ja teknologian muuttumisen lisäksi liiketoiminta ja sen tarpeet muuttuvat. Järjestelmää tulee kouluttaa ja kehittää siinä missä ihmisiäkin – emmehän mekään tee samaa työtä samoilla työkaluilla kuin esimerkiksi muutama vuosi sitten.
ERP:n hankinnan ei tarvitse olla massiivinen projekti, sillä kaikkia yrityksen prosesseja ei tarvitse kattaa, muuttaa tai tehostaa kerralla. Liian ison palan haukkaaminen voi jopa johtaa projektin epäonnistumiseen, sillä isoja muutoksia on tyypillisesti haasteellista hallita kerralla. Esimerkiksi osittaisenkin uudistuksen tekeminen on usein parempi vaihtoehto, kuin olla uudistumatta laisinkaan. Järjestelmäkin voidaan ottaa käyttöön vaiheittain ja se voi kattaa osia yrityksen prosesseista. Olemme esimerkiksi yhdistäneet ERP-järjestelmiä toisiinsa tukeaksemme nykyisen ERP:n vajaita toiminnallisuuksia tai helpottaaksemme järjestelmävaihtoa vaiheittaisella käyttöönotolla.
Vaikka ERP-käyttöönottoprojekti järjestelmäkumppanin kanssa virallisesti päättyisikin, kehitystyö tulee jatkumaan myös käyttöönoton jälkeen. Tärkeää onkin valita moderni järjestelmä, joka kykenee kasvamaan ja skaalautumaan eri tarpeisiin, sekä kumppani, joka pysyy matkassa myös käyttöönottoprojektin jälkeen, ja jonka osaaminen sekä palvelutarjonta mahdollistavat jatkokehitykset. Ihanteellisessa tilanteessa yrityksen toiminta sekä järjestelmä muuttuvat ja jalostuvat yhdessä ajan saatossa, ja kulkevat samaan suuntaan.
Älä jää kiinni lillukanvarsiin – muista kokonaiskuva
Joskus asiakasyrityksen kokonaisuuden hahmotus ontuu, ja jäädään tarpeettoman pitkäksi aikaa kiinni yksityiskohtiin. Pahimmillaan se viivästyttää ja hankaloittaa projektia turhaan, sekä tuhlaa molempien osapuolten arvokasta aikaa. Riittävä toiminnan johdonmukaisuus on hyve projektin etenemisen kannalta, ja kokonaisuuden hahmottaminen ja olennaisen jäsentäminen vaatii alkuun järjestelmän ja käyttöönoton tarkastelua riittävän kokonaisvaltaisesti ja etäältä.
ERP-hankintaprosessit ovat tunnetusti stressaavia tilanteita, jolloin liika kuormitus saattaa näkyä ajattelun kaventumisena, ja puuttuvaa hallinnan tunnetta kompensoidaan mikromanageroinnilla. ERP-toteutuksen yksi parhaista käytännöistä on aloittaa liiketoimintaprosesseista, joilla on yritykselle eniten merkitystä ja arvoa, kuten esimerkiksi tuotannosta tai taloushallinnosta. Fokus kannattaa kohdistaa rutiininomaisiin osa-alueisiin, jolloin esimerkiksi Odoossa ensimmäisenä koulutetaan ja opetellaan niinsanottu perusflow, jolla käyttöönotto päästään aloittamaan. Kun liiketoiminnalle välttämättömät ja kriittiset palaset on saatu kohdalleen, voidaan siirtyä viilaamaan yksityiskohtia.
