Navigoi ERP-viidakossa: Asiantuntijavinkit toiminnanohjausjärjestelmän valintaan

ERP / Julkaistu 27.1.2025
Lukuaika 7 min

ERP-järjestelmän valinta on yksi tärkeimmistä strategisista päätöksistä kasvavalle yritykselle. Se ei ole vain teknologinen hankinta, vaan investointi, joka vaikuttaa yrityksen päivittäisiin prosesseihin, työn tehokkuuteen ja pitkän aikavälin kilpailukykyyn. Oikein valittu järjestelmä selkeyttää prosesseja, tuo säästöjä ja tukee kasvua, mutta väärä valinta voi osoittautua kalliiksi sekä rahallisesti että ajallisesti.

ERP-järjestelmän valinta ja vertailu on kuitenkin haastava tehtävä, sillä markkinoilla on lukuisia vaihtoehtoja, ja eroja löytyy niin järjestelmien kuin toimittajienkin välillä. Tässä artikkelissa käymme läpi mielestämme keskeiset tekijät ja vinkit, jotka auttavat navigoimaan ERP-järjestelmien viidakossa ja valitsemaan kumppanin, joka tukee yrityksesi tavoitteita pitkällä aikavälillä.

Peiliin katsomisen paikka: Yrityksesi tarpeet ja tavoitteet

Ennen kuin alat vertailla ERP-järjestelmiä, sinun tulee ymmärtää yrityksesi nykytila ja tulevaisuuden suunnitelmat. Mitä ongelmia haluat ylipäätään ratkaista? Mitkä yrityksen prosessit ovat kaikista kriittisimpiä?

Aloita esimerkiksi listaamalla:

Keskeiset liiketoimintaprosessit

Mihin vaatimuksiin ERP-järjestelmän on pystyttävä vastaamaan?
Mitä yrityksen toimintoja järjestelmän on pakko tukea?

Haasteet ja kipupisteet

Miltä osin manuaalinen työ tai nykyiset järjestelmät hidastavat toimintaa?
Mitkä ovat ne alueet, joissa uusi toiminnanohjausjärjestelmä voi tuoda merkittäviä parannuksia? Esimerkiksi varastonhallinnasta tai tuotannonohjauksesta ovat löytyneet monien asiakkaidemme kipupisteet, joita olemme lähteneet ratkomaan ensimmäisinä. Yhtä lailla on hyvä listata, mitkä toiminnot yrityksessä pelaavat hyvin tai mitä toiminnallisuuksia haluttaisiin ehkä säilyttää.

Tulevaisuuden tarpeet

Mikä palvelee yritystä myös tulevaisuudessa? Jos yrityksesi on esimerkiksi jossain vaiheessa tarkoitus laajentua uusille markkinoille tai liiketoiminta-alueille, pitää toiminnanohjausjärjestelmän pystyä skaalautumaan mukana.

Tavoitteet

Mitä ERP-järjestelmällä halutaan saavuttaa? Halutaanko uuden toiminnanohjausjärjestelmän avulla parantaa tehokkuutta, tukea kasvua tai säästää kustannuksissa?

Selkeä määrittely ja tavoitteet auttavat sinua priorisoimaan järjestelmän ominaisuuksia ja tunnistamaan, mitkä toiminnot tuovat eniten hyötyä juuri sinun liiketoiminnallesi. Mitä vähemmän liiketoiminnan tarpeisiin ja kriittisiin prosesseihin nimittäin pureudutaan, sitä suuremmaksi kasvavat virheinvestointien ja pettymysten riskit. Siksi on tärkeää, että nykytilan, tarpeiden ja tulevaisuuden määrittelyyn osallistuvat yrityksen liiketoimintajohdon lisäksi myös tulevan ERP-järjestelmän loppukäyttäjät eri osastoilta, jotta saadaan mahdollisimman kattava kokonaiskuva ja siten hankittua järjestelmä, joka palvelee yritystä mahdollisimman kokonaisvaltaisesti.

Haluatko nähdä, miten ERP-järjestelmämme voi helpottaa yrityksesi arkea?

Varaa maksuton demo, niin käymme yhdessä läpi liiketoimintasi haasteet sekä tarpeet. Demoesittelyssä näet järjestelmän ominaisuudet käytännössä ja saat henkilökohtaiset asiantuntijavinkit sopivan järjestelmän valintaan.

Varaa tutustuminen täältä!

ERP-järjestelmän arviointi: Teknologia, ominaisuudet ja soveltuvuus

Kun tiedät mitä tarvitset, voit siirtyä vertailemaan itse ERP-järjestelmiä. Suosittelemme kiinnittämään huomiota erityisesti seuraaviin asioihin:

Teknologia ja joustavuus

Onko järjestelmä pilvipohjainen vai vaatiiko se palvelinympäristön?
Perustuuko järjestelmä suljettuun vai avoimeen lähdekoodiin?

Pilvipohjaiset ratkaisut ovat usein helpompia ylläpitää ja laajentaa – lisäksi ne ovat kustannustehokkaampia pitkällä aikavälillä. Avoimen lähdekoodin järjestelmät, kuten Odoo, tuovat mukanaan joustavuutta ja kehitysmahdollisuuksia ilman merkittäviä lisäkustannuksia.

Lue lisää suljetun ja avoimen lähdekoodin järjestelmän eroista artikkelistamme: https://collapick.com/blogi-ala-jaa-suljetun-jarjestelman-vangiksi-valitse-avoimen-lahdekoodin-odoo-erp/

Käyttöliittymä ja käyttäjäystävällisyys

Järjestelmän pitää olla miellyttävä ja helppo käyttää, jolloin se parantaa henkilöstön sitoutumista, sekä vähentää itse käyttöönotossa tapahtuvia riskejä. Kun järjestelmä on selkeä ja intuitiivinen, se vähentää myös järjestelmä opetuksen ja tuen tarvetta.

Skaalautuvuus ja modulaarisuus

Yrityksen liiketoiminnan kasvaessa yrityksen tarpeetkin muuttuvat. Silloin myös ERP-järjestelmän pitää pystyä kasvamaan yrityksen mukana. Esimerkiksi modulaariset, erillisistä sovelluksista tai osasista koostuvat toiminnanohjausjärjestelmät mahdollistavat uusien toimintojen lisäämisen ketterästi ilman raskaita järjestelmäpäivityksiä ja kalliita kustannuksia. Jokainen toimittaja varmasti lupaa laajennettavan järjestelmän, mutta lisäksi kannattaakin kysyä, kuinka helposti se onnistuu ja mitä se yritykselle maksaa. Skaalautuvuus on tärkeä ominaisuus erityisesti jos kansainvälistyminen on osa yrityksen tulevaisuuden suunnitelmia.

Järjestelmän kehittyvyys ja kehitettävyys

Modernia teknologiaa käyttävät ERP-järjestelmät kehittyvät jatkuvasti ja niitä kehitetään systemaattisesti eteenpäin myös toimittajan suunnasta ilman, että joutuisit asiakkaana maksamaan kaikista kehityskustannuksista. Asiakkaita parhaiten palvelevat järjestelmät (ja toimittajat) mahdollistavat myös asiakaskohtaiset muokkaukset, jolloin saat halutessasi ratkaisut yrityksesi pieniin kuin spesiaaleihinkin tarpeisiin.

Integraatiot

Onko järjestelmä yhteensopiva nykyisten tai tulevien ohjelmistojen kanssa?

Integraatiotarpeet eivät välttämättä ole akuutteja heti, mutta niiden merkitys korostuu usein yrityksen kasvaessa. Yhden järjestelmän taktiikka ei välttämättä ole nimittäin yritystä parhaiten palveleva ratkaisu. Hyvät rajapinnat (API) ja integraatiomahdollisuudet ovat ensiarvoisen tärkeitä esimerkiksi silloin, kun haluat yhdistää ERP-järjestelmän esimerkiksi verkkokauppa-alustaan tai taloushallinnon järjestelmiin.

Hinta ja kustannukset

Mitä hintaan sisältyy ja mistä syntyy lisäkustannuksia?
Sisältyykö hintaan kaikki oleellinen ja miten kustannukset mahdollisesti kasvavat esimerkiksi käyttäjämäärän ja transaktioiden lisääntyessä?

ERP-järjestelmän kustannukset vaihtelevat suurestikin toimittajan mukaan ja ne muodostuvat monista tekijöistä, kuten hankinnan-, käyttöönoton-, ylläpidon- ja lisenssien kustannuksista. Pelkän hintalapun tuijottamisen ja hintavertailun sijaan kannattaakin arvioida hinta-laatusuhdetta: mitä lisäarvoa järjestelmä tuottaa ja mitkä ominaisuudet todella tukevat liiketoimintaa. Älä maksa ominaisuuksista, joita et tarvitse.

Oikean kumppanin löytäminen: ERP-järjestelmätoimittajan merkitys järjestelmän valinnassa

ERP-toimittaja on yritykselle tärkeä ja pitkäaikainen kumppani, jonka kanssa yhteistyö jatkuu käyttöönottoprojektin jälkeenkin. Sen arviointi on siis vähintään yhtä tärkeää kuin itse toiminnanohjausjärjestelmän valinta. Arvioi siis toimittajan kyvykkyydet ja palvelut, ei pelkästään nykyhetkeä vaan myös tulevaisuuden tarpeita silmällä pitäen. Toimittajan valinta voi nimittäin vaikuttaa merkittävästi myös ERP-järjestelmän käyttöön ja hyötyihin. Siinä missä työntekijä lopettaa työnsä pääsääntöisesti huonon pomon vuoksi, yhtä yleistä on luopua järjestelmästä nimenomaan huonon toimittajan vuoksi.

Toimittajan vaihto ja järjestelmän saatavuus

Onko järjestelmää saatavilla useilta toimittajilta ja voiko toimittajaa vaihtaa?

Jos nykyinen toimittaja ei pysty täyttämään tarpeitasi tai lopettaa järjestelmän tukemisen, saattaa se aiheuttaa vakavia häiriöitä liiketoimintaan. Tällöin on tärkeää, että järjestelmä on avoin ja sen jatkokehitys- ja tukipalvelut ovat saatavilla muiltakin toimittajilta. Avoimen lähdekoodin järjestelmät, kuten Odoo, mahdollistavat toimittajan vaihdon ilman, että koko järjestelmää tarvitsee uusia. Näin varmistat ERP-investointisi pitkäjänteisyyden ja joustavuuden myös tulevaisuutta ajatellen.

Tuki ja koulutus – avainasemassa onnistumisessa

Tarjoaako toimittaja paikallista, suomenkielistä tukea ongelmatilanteisiin?
Miten nopeasti he reagoivat tukipyyntöihin?
Entä mitä koulutuspalveluita ja -materiaaleja on saatavilla ja miten ne tukevat käyttäjiensä oppimista?

Hyvä ERP-järjestelmätoimittaja tarjoaa järjestelmän lisäksi kattavat tukipalvelut ja koulutusmahdollisuudet, jotka takaavat niin sujuvan käyttöönoton kuin varmistavat järjestelmän tehokkaan käytön erinäisissä ongelmatilanteissa kuin jatkokehitystarpeissakin.

Erityisesti nopea ja asiantunteva tuki- ja asiakaspalvelu voivat tehdä merkittävän eron onnistuneen ja epäonnistuneen kumppanuuden välillä. Vaikka tuen toimivuudesta voi olla hankala saada kuvaa ennen omakohtaista kokemusta, voi siitä saada vihiä lukemalla asiakastarinoita tai tiedustelemalla sitä suoraan referenssiasiakkailta.

Mikäli kotimaisuus on yrityksellesi merkittävä arvo, kannattaa vilkaista myös palveluntarjoajan konepellin alle. Yhä useammin kotimaisten ERP-toimittajien tukipalvelut ja tuotekehitys sijaitsevat Intiassa sen sijaan, että asiantuntijoita työllistettäisiin Suomessa.

Osaaminen ratkaisee – tekninen ja liiketoiminnallinen asiantuntemus

ERP-järjestelmän valinnassa et hanki pelkästään ohjelmistoa, vaan myös toimittajan asiantuntemusta. Tämä ei koske ainoastaan teknistä osaamista, vaan myös toimittajan ymmärrystä liiketoimintasi tarpeista.

Kun ostat ERP-toimittajan osaamista, kiinnitä huomiota seuraaviin osa-alueisiin:

Liiketoimintaosaaminen

Liiketoimintaosaaminen tarkoittaa syvällistä ymmärrystä yrityksesi toiminnasta, tavoitteista, tarpeista ja haasteista. Se on kokonaisuuden ja riippuvuuksien hahmottamista – mitä yrityksessä tehdään ja miten eri toiminnot liittyvät toisiinsa. ERP-toimittajan rooli ei rajoitu pelkästään järjestelmän toimittamiseen, vaan heidän tehtävänään on tarjota ratkaisuja, jotka aidosti kehittävät yrityksesi nykyisiä toimintatapoja, ja tehostavat niitä myös tulevaisuudessa.

Toimialaosaaminen

On tärkeää, että ERP-toimittaja tuntee toimialasi erityispiirteet ja osaa mukauttaa järjestelmän vastaamaan yrityksesi prosesseja. Esimerkiksi tuotannonohjauksen, varastonhallinnan tai asiakkuudenhallinnan tarpeet voivat vaihdella merkittävästi eri toimialojen välillä. Ymmärrys toimialan parhaista käytännöistä, säädöksistä ja markkinatilanteesta auttaa tarjoamaan ratkaisuja, jotka eivät ainoastaan tehosta nykyisiä prosesseja, vaan luovat myös vahvan perustan kestävälle kasvulle.

Tekninen osaaminen

Kun toimittaja ymmärtää liiketoimintasi lisäksi myös koodia, pystyvät he hoitamaan sujuvasti ja nopeasti niin järjestelmän bugikorjaukset, järjestelmäkehityksen, asiakaskohtaiset muokkaukset kuin myös integroinnit muihin järjestelmiin. Esimerkiksi yrityksen erityistarpeet ja järjestelmämuokkauksiin liittyvät toiveet edellyttävät kokeneita kehittäjiä, jotta koodi toimii ja työn jälki on laadukasta. Kun toimittajalla on vahvaa teknistä osaamista, löytyy usein myös kiinnostusta järjestelmän aktiiviseen kehittämiseen.

Projektinhallinta

Oletko kuullut niistä vuosien mittaisista ERP-projekteista? Yksi kompastuskivi on projektinhallinta, jonka hallitseminen on tärkeää muun muassa ERP-projektin aikataulussa ja budjetissa pysymiseksi. Hyvä projektinhallinta tarkoittaa tehokasta viestintää ja joustavuutta muuttuvissa tilanteissa, mutta myös osaamista ennakoida projektin haasteita ja hallita sen riskitekijöitä.

Referenssit – onnistumisen indikaattorit

Tämä osio on listan ilmeisin kohta, jota ei kuitenkaan voi jättää mainitsematta. Hyvä toimittaja pystyy tarjoamaan konkreettisia esimerkkejä onnistuneista projekteista omalta toimialaltasi ja esittelemään esimerkiksi järjestelmän toimintoja, jotka ovat toimineet muilla samanlaisilla yrityksillä. Toimittajan referenssit ja asiakaskokemukset antavat kaikista arvokkainta tietoa toimittajan kyvykkyydestä, luotettavuudesta ja yhteistyön sujuvuudesta tositilanteessa, eli tavallisessa arjessa. Erityisesti samalta toimialalta kerätyt referenssit voivat auttaa arvioimaan, onko toimittaja sopiva kumppani juuri sinun yrityksellesi. Kannattaa kysyä ERP-toimittajalta lupaa myös haastatella yrityksen referenssiasiakkaita tai kysyä mahdollisuutta vierailla suoraan asiakkaiden luona katsomassa konkreettisesti järjestelmän toimintaa.

Lopuksi: Kaukokatseisuus kannattaa

ERP-järjestelmän valinta ei ole kertaluonteinen päätös, vaan investointi yrityksesi tulevaisuuteen. Panosta järjestelmään sekä kumppaniin, joka ratkaisee nykyiset haasteet, mutta samalla tukee pitkän aikavälin kasvua. Tee päätös huolellisen vertailun pohjalta ja varmista, että valitsemasi ratkaisu tukee liiketoimintaasi mahdollisimman kokonaisvaltaisesti.

Muista: Paras ERP-järjestelmä ei ole täydellinen, mutta se on tarpeisiisi sopiva, skaalautuva ja kumppanin tukema kokonaisuus.

Haluatko varmistaa, ettet eksy viidakkoon?

Me autamme!

Voit soittaa suoraan teknisesti taitaville asiantuntijoillemme tai varata ajan tapaamiseen suoraan kalenteristamme täältä

Henri Halmia

Myynti

050 367 0965

henri.halmia@collapick.com

Soita

Jarno Laine