Case Toivalan Metalli: Tehokkaampi asiakastilausten hallinta Collapick Tempo -Odoo ERP ja Jakamo -integraatiolla
Asiakastarina / Julkaistu 28.2.2024
Lukuaika 7 min
Toivalan Metalli on metallin alihankintateollisuuteen erikoistunut konepaja ja terästöiden rautainen ammattilainen. Toivalan Metallin tavoitteena oli tilausprosessin sekä tilausten käsittelyn tehostaminen, yhdistämällä Jakamo-verkkoalusta Collapick Tempo -Odoo ERP:hen. Tässä artikkelissa kerromme integraatioyhteistyöstä Toivalan Metallin, Collapickin sekä Jakamon välillä.
Teollisuuden asiantuntijat yhteistyössä: Konepajan, toimittajayhteistyöportaalin sekä ohjelmistotalon esittely
Toivalan Metalli tekee metallitöitä laadukkaasti ja asiakaslähtöisesti mittatilaustyönä. Yrityksen tavoite on olla metallialan alihankinnan moderni edelläkävijä, ja siten se panostaakin jatkuvaan prosessien kehittämiseen, työntekijöiden osaamiseen sekä monipuoliseen konekantaan. Kattava osaaminen takaa sen, että Toivalan Metalli pystyy palvelemaan kaiken kokoisia asiakkaita, jotka toimivat useilla eri aloilla. ”Tuotteitamme menee eri koneiden valmistajille muun muassa metsä- ja kaivoskoneisiin. Tällä hetkellä suurimmat asiakkaamme palvelevat puolustusvälineteollisuuden tarpeita. Asiakaskuntaamme ovat lisäksi perinteiset rakennusliikkeet, sekä myös esimerkiksi puuseppäteollisuus” yrityksen toimitusjohtaja Juha Kolehmainen kuvaa.
Jakamo on valmistavaan teollisuuteen erikoistunut laaja toimittajayhteistyöportaali, joka mahdollistaa muun muassa tilausten sujuvan käsittelyn. Jakamon operatiivisen johtajan Jussi Ahtiaisen mukaan Jakamoa käyttää noin 3500 valmistavan teollisuuden yritystä. ”Perusperiaatteeltaan Jakamo mahdollistaa tiedonkulun sekä informaation jakamisen asiakkaiden ja toimittajien välillä, keskittäen tiedon yhteen paikkaan. On kyse sitten esimerkiksi tilauksista, reklamaatioista tai suunnittelumuutoksista* (engineering change*), asiat eivät ole jumissa esimerkiksi työntekijän sähköpostissa, vaan tieto on kaikkien sellaisten henkilöiden saatavilla, joiden on päästävä tietoon käsiksi. Ostotilauksen lisäksi Jakamossa on erilaisia moduuleita esimerkiksi laatuun tai tuotekehitykseen liittyen”.
ERP-talona Collapick on erikoistunut teollisuuden lisäksi vahvasti integraatioihin, toteuttaen niitä erilaisiin järjestelmiin talousohjelmistoista suunnittelu- ja nestausjärjestelmiin. Integraatioita on viety aina laitetasolle asti esimerkiksi maksupäätteisiin, eikä yritys säikähdä monimutkaisiltakin kuulostavia integraatiotoiveita. ”Valmiiden rajapintojen sijaan kyse on ennemmin siitä, että pystymme toteuttamaan integraatioita hyvin monipuolisesti, jopa Collapick Tempon ja Odoon lisäksi myös muiden järjestelmien välille. Meillä on esimerkiksi rajapinta, jossa haemme Profio ERP:stä saldot, siirrämme ne WooCommerce-verkkokauppaan, haemme WooCommercesta tilaukset ja siirrämme ne Profioon. Ensimmäinen itse koodaamamme tuote, Ponniste on tänä päivänä oikeastaan integraatiotyökalu, joka yhdistettynä asiakkaiden muihin ERP-järjestelmiin esimerkiksi visualisoi ja mahdollistaa työjonojen kuittauksia” täsmentää Collapickin ohjelmistokehittäjä Janne Roivas.
Integraatiolla vaivatonta tilausten hallintaa ja luotettavaa tiedonsiirtoa
Toivalan Metallin integraatio toteutettiin osana Collapick Tempo Teollisuuteen -Odoo ERP käyttöönottoprojektia, jonka yhteydessä yritykselle tehtiin integraatio myös tiedonhallintajärjestelmä OpenTextiin. Molempien portaalien kautta hallinnoidaan Toivalan Metallin isoimpien asiakkaiden tilauksia.
Yhteistyötä Collapickin kanssa käynnisteltiin joulukuussa 2022, mutta Kolehmaisen mukaan Jakamo on ollut yrityksen käytössä noin viisi vuotta. Jakamo valikoitui palveluntarjoajaksi, koska yrityksen omat asiakkaat käyttivät järjestelmää jo ennestään. Toivalan Metalli on järjestelmässä toimittajan roolissa, ja käyttänyt Jakamoa tilausten hallintaan webbiliittymän kautta. ”Jakamoa käyttävien Toivalan Metallin asiakkaiden tilaukset tulevat Jakamoon, jonka jälkeen Toivalan Metalli käsitteli aiemmin tilaukset Jakamon webbiliittymän kautta. Ilman integraatiota tilaukset jouduttiin kopioimaan käsin toiseen ohjelmistoon” Ahtiainen kuvaa.
Integraatiossa asiakas sekä toimittaja voivat integroitua omilla toiminnanohjausjärjestelmillään Jakamoon, jossa kaikki tilauksiin liittyvä informaatio (tilaukset, tilausvahvistukset, mahdolliset muutokset) liikkuvat saumattomasti, nopeasti ja luotettavasti ERP-järjestelmästä toiseen. ”Toivalan ei enää tarvitse vahvistaa tilauksia Jakamon käyttöliittymässä, ja sen jälkeen kopioida käsin tilauksia Exceliin tai toiseen ohjelmistoon. Nyt tilaukset tulevat suoraan Collapick Tempo -Odoo ERP-järjestelmään, jossa ne voidaan käsitellä kokonaisuudessaan ilman välivaiheita. Yhden manuaalisen työvaiheen automatisointi säästää siten aikaa tuottavampaan työhön” Ahtiainen täsmentää.
Toivalan Metallin toimitusjohtajalle integraatioyhteistyö tuokin koko ERP-käyttöönottoprojektin isoimman hyödyn arkeen. ”Integraatio on vähentänyt minun työtäni eniten” Kolehmainen kiteyttää. Toivalan Metallin hitsauksen työnjohtaja Toni Pasasen mukaan tilauksia käsitellään nykyään parilla napin painalluksella. “Jos toimintaamme ajattelee lukuina, se on vuodessa suurin piirtein 5000 tilausta, joka on noin 20 tilausta per päivä. Yksi tilaus voi käsittää yhdestä rivistä kymmeneen, jopa satoihin riveihin tuotteita. Se on aika huikea määrä mitä talomme läpi kulkee vuositasolla tavaraa. Se ettei näitä rivejä tarvitse käsitellä enää manuaalisesti, on yksi iso hyöty”.
Jakamon API-rajapinnoilla integraatiot eri käyttötarkoituksiin
Jakamolla on Ahtiaisen mukaan valmiit, kattavat API-rajapinnat erilaisiin käyttötarkoituksiin, joihin sekä toimittajat, että asiakkaat voivat integroitua. Jakamon rajapintakuvaukset ovat saatavilla julkisesti, jolloin esimerkiksi ERP-kumppanin on helpompaa arvioida sitä, miten integraatio on toteutettavissa. ”Yleisesti työmäärä integraatioissa elää sen mukaan, millainen ERP-järjestelmä on kyseessä ja mitä integraatio vaatii ERP-kumppanilta” Ahtiainen kuvaa.
”Hieman teknisemmin kuvattuna asiakas lähettää tietyn muotoisen sanoman Jakamoon integraation avulla, jolloin tilaus generoituu Jakamoon. Oleellista on tietää, mitä tietoja tilauksessa tulee olla, mitä asiakas haluaa toimittajalle kertoa ja mitä toimittaja haluaa asiakkaalle kertoa tilattuihin positioihin nähden” Ahtiainen kertoo.
Roivaksen mukaan Jakamo käyttää UBL* sanomastandardia (Universal Business Language*), joka oli esimerkiksi perinteisemmän XML-sanoman sijaan Collapickille projektissa uutta. ”Tietyn standardin käyttö mahdollistaa helpommin erilaisten sanomien luomisen, eikä niitä tarvitse keksiä tai kustomoida aina uudelleen. Toisten kumppanien kanssa on erikseen määriteltävä, millainen sanoma on tai minkä nimiset kentät tarkoittavat mitäkin, mutta sellaiset tiedot ovat valmiiksi standardoitu Jakamon puolelta”.
Tehokkaasti yhdessä: Jakamon, Collapickin ja Toivalan Metallin toiveena monipuoliset asiakkuudet ja menestyksekäs yhteistyö
Sekä Jakamo että Collapick toivovat yhteistyöltä jatkossa paljon uusia yhteisiä asiakkuuksia tai yhteisiä Case-projekteja, mutta se on myös Toivalan Metallin toive. ”Kiva olisi, jos useampi asiakkaamme siirtyisi käyttämään Jakamoa. On niin kätevää, ettei asiakkaiden tilauksiin tarvitse itse näpytellä mitään tai laitella sähköposteja aiheen tiimoilta, kuten ennen vanhaan” Kolehmainen summaa. “Kaikki tarvittavat osapuolet saavat nyt tarvitsemansa informaation suoraan, eikä kukaan jää tiedotuksesta pimentoon. Sekä Jakamo että Collapick ovat hyviä nimenomaan myös siitä syystä, että ne toimivat mobiilisti missä vaan” Pasanen täydentää.
Nyt kun integraatio on rakennettu, Toivalan Metalli pystyy Ahtiaisen mukaan laajentamaan tilaustaan hyvin helposti. ”Jos esimerkiksi uusi tai olemassa oleva asiakas päättää ottaa Jakamon käyttöön, se ei vaadi Toivalan päässä kuin muutamien asetusten määrittelyn”.
Yhteistyön myötä Jakamo-integraatio on Collapickilla saatavilla seuraavallekin asiakkaille, vaikka Roivaksen mukaan pienet asiakaskohtaiset muokkaukset ovat tulevaisuudessakin todennäköisiä. ”Vaikka Jakamo on toimittajayhteistyöportaalina meidän ja Toivalan Metallin välissä, tilaukset tulevat sinne Toivalan asiakkaiden ERP-järjestelmistä. Joskus järjestelmien välillä olevat tiedot ja tietokentät ovat erilaisia, jolloin kustomointia tarvitaan. Esimerkiksi erään Toivalan Metallin asiakkaan kohdalla on tehty muokkausta siten, että Jakamosta tulevalla tilaussanomalla on projektiviitekentässä tieto, kumpaan asiakkaan toimipisteeseen tilaus toimitetaan, eikä kyseinen tieto kulje niin sanotusti tilaussanoman mukana. Kilpailijoihimme nähden valttikorttimme onkin, että voimme käsitellä tietyiltä asiakkailta tulevia tilauksia hyvin eri tavoin, mikä on hankala saada toteutettua useimpiin muihin ERP-järjestelmiin. Voimme käyttää Toivalan Metallissa käyttämäämme Jakamo-integraatiolisäosaa hyvin monipuolisesti ja asiakaskohtaisesti myös muille asiakkaille ilman, että siinä on Toivalan Metallille toteuttamiamme integraatioräätälöintejä”.
Collapick: Ammattitaitoinen, tehokas ja ketterä kumppani
Projekti sujui kaikkien kolmen kesken onnistuneesti, ja pienten alkuvaiheen viilausten jälkeen päästiin haluttuun lopputulokseen. ”Kun integraatio saatiin toimimaan, niin sitten se on toiminut” Kolehmainen toteaa. Asiakkaan näkövinkkelistä integraatiototeutus sujuikin helposti, jossa asiakkaan rooli oli Kolehmaisen mukaan lähinnä palaverien kuunteluoppilas, sekä testaaja.
Ahtiaisen mukaan kaikki osapuolet olivat tilanteesta jatkuvasti hyvin kartalla. ”Kyllähän se paistaa läpi, että Collapickilla ymmärretään asiakkaan toiminta, mitä esimerkiksi ostaminen tai myyminen tarkoittavat eri asiayhteydessä. Teillä ymmärrettiin yleinen prosessin kulku, asiakkaan tarpeet, tarvittava teknologia ja tekniikka tähän aiheeseen liittyen – erittäin ammattitaitoista. Myös tekninen toteutus meni sujuvasti ja nopeasti”.
Kuvaus Collapickista yhteistyökumppanina kiteytyy Ahtiaisen mukaan kolmeen sanaan: ammattitaitoinen, tehokas ja ketterä. ”Monesti vastaavat projektit saattavat kestää kauan sen takia, ettei sille ole varattu riittävästi resursseja. Collapickin resurssit olivat aina käytössä, kun asiakkaan aikataulut mahdollistivat käyttöönoton edistämisen. Tässä projektissa asiakas ilmoitti projektin viivästymisestä niin sanotusti oikeiden töiden vuoksi, jonka vuoksi projektissa meni kauemmin kun olisi voinut mennä, mutta niiden aikataulujen puitteissa Collapickin suoritus meni todella tehokkaasti ja ketterästi”.
Ketteryys ja nopeus erottavat Collapickin myös kilpailijoista. ”Olemme Collapickin kanssa kuitenkin tietyllä tapaa vielä pieniä toimijoita, ettei puhuta satojen ihmisten organisaatiosta. Ikään kuin sen valossa tuntuu, että meillä molemmilla on halu palvella asiakasta korkealla tasolla. En väitä, että palvelu olisi hirveän huonoa kenelläkään, sillä yleensä ihmiset ymmärtävät, että asiakasta kannattaa palvella ja se yleensä näkyy, mutta ehkä se korostuu vielä tässä meillä. Meillä molemmilla on syvä halu ja palo oikeasti toteuttaa asioita aidosti ja asiakaslähtöisesti” Ahtiainen summaa.
Kiinnostaako ERP ja Jakamo-integraatio?
Ota yhteyttä asiantuntijoihimme ja kysy lisää!
