CASE Lemmikki: Collapick Tempo -Odoo ERP:n, ulkoisen varaston ja keskusliikkeiden yhdistäminen
Asiakastarina / Julkaistu 28.8.2023
Lukuaika 6 min
Eläinruokatehdas Lemmikki Oy on jo vuodesta 1986 valmistanut lemmikkieläinruokia Kuopion tehtaallaan, ja se on yksi Suomen johtavista eläinruokavalmistajista. Lemmikin tavoitteena oli Collapick Tempo -Odoo ERP:n, ulkoisen varaston, sekä keskusliikkeiden yhdistäminen, joka vaati projektilta useamman kumppanin yhteistyötä. Tässä artikkelissa kerromme, miten projekti toteutettiin Lemmikin, Collapickin, Collicon, sekä OWS:n välillä.
Yritys:
Eläinruokatehdas Lemmikki Oy
Verkkosivusto:
https://elainruoka.com/
Tuotteet:
Collapick Tempo teollisuuteen, integraatiot ulkoiseen varastoon (Collico) sekä Lemonsoftiin, EDI-yhteydet
Toimiala:
Eläintarvike- ja eläinruoka
Kolmen kumppanin tuella ratkaisu logistiikan ja varastoinnin haasteisiin
Lemmikin vienti- ja hankintapäällikkö Olli Jartin mukaan viimeisimmän projektin pääajatus oli varaston ulkoistaminen. “Meillä on tehdas Kuopiossa, jossa varastointi on aiemmin ollut – osin tehtaalla, osin ulkoistettuna tehtaan vieressä olevassa logistiikkakeskuksessa. Lähdimme hakemaan ratkaisua tilanpuutteen vuoksi ja toiminnan tehostamiseksi. Tavoitteenamme oli löytää uusi kumppani – ulkoinen varasto tai logistiikkakeskus, joka pystyisi varastoimaan, keräilemään ja toimittamaan tilaukset aina asiakkaalle asti. Siihen vaadittiin järjestelmäkehitystä ihan huomattavassa mittakaavassa”.
Collapickin teknologiajohtaja Petteri Torssosen mukaan varastokapasiteetin ja volyymien kasvattaminen olisi voitu toteuttaa myös rakentamalla yrityksen tontille lisää varastotiloja, mutta tähän ratkaisuun olisi sitoutunut paljon kustannuksia. Jartti täsmentää, että tavaranhallinnan näkökulmasta projektin tavoitteena oli saada vapautettua tehtaalta tiloja varastoinnista tehokkaampaan käyttöön. “Yksi merkittävä ajuri yhteistyökumppanin etsintään oli Kuopion varastokumppanin yritystoiminnan huomattava supistuminen. Collico valikoitui uudeksi kumppaniksi siksi, että Suomessa on hyvin vähän logistiikkatoimijoita, jotka pystyvät hanskaamaan kuivatuotteiden varastoinnin, sekä viileiden eli tuoreiden tuotteiden ja pakastetuotteiden varastoinnin keräilyn ja lähetykset”.
Jartin mukaan Collapick toimi projektin teknisen toteutuksen veturina, sillä Lemmikin toiminnan- ja tuotannonohjausjärjestelmä, sekä sen ylläpito ja kehittäminen ovat Collapickin vastuulla. “Kaikki yhteydet linkittyvät Tempoon ja Odooseen, jolloin Collapickin oli luontevaa hoitaa myös hyvin paljon yhteydenpitoa OWS:n sekä Collicon suuntaan”.
Kuvion neljäs osapuoli OWS valjastettiin yhteistyökumppaniksi tiedonvälitykseen. OWS tarjoaa asiakkaille nykyaikaiset ratkaisut digitaaliseen datan välitykseen, kuten EDI-sanomat tilaus-toimitusketjun sähköistämiseen, integraatiot järjestelmien välille sekä verkkolaskutusratkaisut. OWS:n myyntipäällikkö Outi Huuhkan mukaan asiakkaan tarve oli automatisoida tilaus- ja toimitusketjun tarvitsevat sanomat, ja siten rakentaa EDI-sanomat tilaajaorganisaatioiden, Tempo ERP:n ja Collicon välille.
Collapick vastasi projektin lisäksi Collicon ja Collapick Tempon välisestä integraatiosta. “Integraatiossa tilaukset uivat Collapick Tempoon, ja niitä voidaan seurata, toimitetaanko ne ulkoisesta vai omasta varastosta. Integraation avulla toimitus voidaan pyytää ulkoisesta varastosta” Torssonen täsmentää.
Huuhkan mukaan EDI-yhteys toimii siten, että tilaajaorganisaatio lähettää tilaussanoman omasta järjestelmästään, ja operaattori muuntaa saapuvan tilaussanoman Lemmikin käytössä olevaan Tempo-järjestelmään sopivaksi. “Vastaavasti Temposta lähtevät sanomat muunnetaan vastaanottajan järjestelmän tarvitsemaan muotoon. Tämä mahdollistaa automaattisen sanomanvälityksen, eikä käsin näpyttelyä tarvita”.
“Lemmikillä on käytössään mm.- tilaus- lasku- ja kuormakirjasanomia tilaajaorganisaatioiden kanssa. Ulkoiseen varastoon välitettäviä tietoja ovat muun muassa ostotilaukset, tuotetiedot, varastosaldot sekä keräilytilaukset. Vastaavasti sieltä saadaan ostotilaus- sekä keräilykuittauksia” Huuhka summaa.
Projekti ei Collapickin osalta kohdistunut pelkästään ulkoisen varaston integraatioon. Jartin mukaan yrityksellä on ollut käytössään useita eri järjestelmiä, jotka on siirretty Collapick Tempoon ja sen moottorina toimivaan Odooseen. Ennen tätä projektia Lemmikki käsitteli tilauksensa Lemonsoftissa.
“Tässä projektissa oli tarkoitus tehdä Temposta Master, ja siirtää Lemonsoft kirjanpito-ohjelmaksi, jolloin järjestelmien valtasuhde käännettiin toisin päin. Se on iso muutos, joka lisäsi projektin työmäärää – ei puhuttu ainoastaan varaston ulkoistamisesta, vaan myös järjestelmän sisäisestä uudistuksesta” Jartti kertoo.
Aktiivisella viestinnällä ja yhteistyöllä onnistuneeseen projektiin
Jartin mukaan Lemmikillä oli isommassa mittakaavassa ajatus, ja varsinainen kumppaneiden koodausporukka toteutti teknisen puolen. “Projekti lähti liikkeelle Collapickin kokoamasta aloituspalaverista. Kävimme Collicolla Vantaalla ennen käynnistystä, mutta muuten Teams:in välityksellä pidettiin useampia palavereita, missä kaikki tahot olivat mukana. Niissä käytiin läpi missä mennään, mitä kunkin osapuolen tulee seuraavaksi tehdä, sekä miten mikäkin asia toteutetaan. Säännöllinen yhteydenpito oli iso tekijä siinä, että päästiin koko ajan eteenpäin ja kaikki osapuolet pysyivät kartalla. Tiedottaminen on yleensä projektien haasteellisimpia asioita – jos siinä tulee kompastuskiviä, niin sitten tulee monesti niitä ihmettelyn aiheita.” Torssonen summaakin projektien olevan lähtökohtaisesti aina 20% softaa ja 80% viestintää.
Jartin mielestä kokonaisuus on toiminut hyvin. “Siitä antaisin isot pisteet nimenomaan Collapickille ja Petteri Torssoselle. Yhteistyö on hyvin helppoa, vaivatonta ja tavoitettavuus on ollut todella hyvä. Saimme todella nopeasti ratkottua asioita eteenpäin. Jos ajatellaan Collapickin osuutta projektissa, niin projektipäällikkö hoiti paljon myös ideointia. Häneltä tuli paljon ehdotuksia, joiden pohjalta saatiin taas asioita eteenpäin”.
Yhteistyö osapuolten välillä toimi kaikkien haastateltujen mielestä onnistuneesti, vaikka Jartti ja Torssonen tunnustavatkin projektissa olleen ajoittaisia aikataulullisia haasteita, jotka aiheuttivat esimerkiksi Lemmikille väliaikaista manuaalista työtä. Jartti täsmentääkin sen johtuneen useista eri toimijoista, sillä Collapickin, Collicon ja OWS:n lisäksi EDI-sanomia rakennettiin keskusliikkeiden kanssa, jotka olivat mukana projektin testausvaiheessa. “Heidän roolinsa oli hyväksyä sanomia. Kokonaisuutta oli rakentamassa jopa 7 osapuolta, kuten Keskoa ja INEX:iä”.
“Kyllähän tällainen kehitysprojekti työllistää ja sitoo aikaa. Hienosäätöä on ollut enemmän kuin alun perin osasi ajatella. Mutta toisaalta se kuuluu näihin projekteihin. Turha niistä on stressiä ottaa, eletään ja toimitaan tilanteen mukaan” Jartti kiteyttää. “Joskus teknisiä ratkaisuja joudutaan hetki pohtimaan, mutta niihin löytyy aina ratkaisut, joita voidaan jatkossa kehittää ja jalostaa” Huuhka summaa omalta osaltaan osuvasti.
Haasteista huolimatta Jartin mielestä projekti onnistui tärkeimmässä tavoitteessaan. “Tavoitteena oli aloittaa tavarantoimitukset Collicolta pääsiäisen jälkeen ja huhtikuun toimitusvarmuus ulkoisesta varastosta oli 99,8%. Järjestelmä ja varaston muutos ei näkynyt asiakkaille siinä mittakaavassa kuin mitä se taustalla vaati. Collapick koordinoi projektia hyvin – etenkin akuuteissa vaiheissa meillä liikkui paljon tietoa projektipäällikölle, ja hän hoiti sitä sitten eteenpäin OWS:lle tai Collicolle. Meidän ei loppujen lopuksi tarvinnut olla juurikaan itse yhteyksissä OWS:ään, sillä Collapick hoiti asioita puolestamme”.
Projektin hyötynä toimitusvarmuuden takaaminen, toiminnan tehostaminen ja kasvuun varautuminen
Projektin ja yhteistyön lopputuloksen varsinaisia hyötyjä puntaroidaan syksyn mittaan, mutta Jartin mukaan ne kulminoituvat toiminnan tehostamiseen ja kasvuun varautumiseen. “Liiketoimintamme kasvaessa ulkoistettu varastotoiminta mahdollistaa yritystoimintamme pitkäjänteisen kehittämisen. Pystymme tekemään tuotannonsuunnittelua rauhallisemmin ja pidemmälle, sekä tekemään isompia tuotantoeriä. Ulkoinen varasto mahdollistaa myös ulkoa ostettujen tuotteiden myymisen, jolloin emme välttämättä tuota kaikkea itse. Voimme laajentaa valikoimaa, sekä saada joustovaraa, sillä tehtaalla ei vastaavia varastointimahdollisuuksia ole”.
Yksi projektin ja yhteistyön hyödyistä liittyy linnunruokasesonkiin, jonka osuus yrityksen liikevaihdosta on Jartin mukaan jopa kolmekymmentä prosenttia. “Sen myyntisesonki alkaa elokuussa ja kestää maaliskuulle. Haastattelun aikaan sesonki alkoi olemaan loppu, mutta linnunruokaa tuotettiin siitä huolimatta normaalia viikkovauhtia. “Olemme valmiina uuteen sesonkiin jo hyvissä ajoin” Jartti kehuu.
Muutos tulee näkymään Lemmikin loppuasiakkaille nimenomaan toimitusvarmuutena. “Aiempina vuosina toimitusvarmuus on ollut todella hyvä, eikä toimituskatkoja ole ollut. Sitten tuli korona ja Ukrainan sota, jotka ovat vaikuttaneet esimerkiksi raaka-aine saatavuuksiin ja hintoihin. Esimerkiksi kotimaisesta rasvasta tuli niin kova pula, että jouduimme supistamaan tuotantoa, vaikka tuotannossa olisi ollut kapasiteettia. Nyt voimme hankkia rasvaa tasaisesti ja pystymme tasaiseen tuotantoon koko vuoden, joka näkyy toimitusvarmuudessa isona plussana” Jartti kiittelee.
Lemmikin tulevaisuuden yhteistyökuviot ovat myös selvät. “Seuraavaksi uudistamme verkkokaupan, jossa verkkosivujen siirtyminen uudelle Shopify-verkkoalustalle tarkoittaa myös sen integrointia Collapick Tempoon ja Temposta edelleen Collicolle. Siinäkin useampi järjestelmä keskustelee keskenään, sillä Collico hoitaa meillä B2B-kaupan sekä verkkokaupan logistiikan. Tämän projektin jälkeen jatkamme Collapickin kanssa tuotantopuolen kehittämistä” Jartti kuvaa. Myös Huuhka sekä Torssonen odottavat innolla tulevia yhteistyökuvioita mahdollisten uusien asiakkaiden parissa.
Kuin lopuksi Jartti kiteyttää: “Järjestelmä- ja varastomuutoksessa oli kyseessä iso kokonaisuus, mutta toisaalta ne oli helpompi hoitaa samassa. Työmäärä on kerralla suurempi, mutta saamme huomioitua kehitystarpeet laajemmassa mittakaavassa, jolloin puolen vuoden päästä ei tarvitse ruuvata kaikkea uuteen asentoon”.
”Jos ajatellaan nimenomaan tätä projektia, niin Collapick hoiti teknisen toteutuksen lisäksi oivallisesti myös projektin vetovastuun. Yhteydenpito eri osapuoliin, valmiit ratkaisuehdotukset sekä nopea ongelmanratkaisukyky olivat isossa osassa projektin maaliin saattamisessa. Projektipäällikkö oli aidosti kiinnostunut ratkaisemaan asioita nopeasti, jotta tavarantoimituksemme asiakkaille saatiin turvattua. Collapickille pisteet nopeasta toiminnasta ja ongelmanratkaisukyvystä!”
