Collapick Tempo ERP tehokkaaseen varastonhallintaan
ERP / Julkaistu 7.6.2023
Asiantuntijat Petteri Torssonen ja Arttu Tapio
Lukuaika 5 min
Suomalaisessa teollisuudessa varastonhallintaan käytetyt järjestelmät ovat varsin vaihtelevia. Osalla yrityksistä löytyy jo olemassa oleva ERP, mutta sen mobiilituki ei ole riittävä nykypäivän varastonhallinnan tarpeisiin. Toiset taas turvautuvat edelleen manuaalisiin menetelmiin, kuten esimerkiksi paperilappuihin, ilman erillistä ohjausta. Joidenkin toimijoiden varastoilla ei aina yksinkertaisesti olla perillä siitä, mitä varastossa on, ja puuttuvat tuotteet huomataan vasta sitten kun niille olisi tarvetta.
Collapick Tempo ERP, ja sen moottori Odoo tarjoavat yrityksellesi räätälöidyn järjestelmän ja tärkeimmät toiminnot osto- ja varastonhallintaan. Olemme tukena suunnittelemassa ja toteuttamassa uuteen järjestelmään siirtymisen.
Odoo mukautuu varaston tarpeisiin
Odoo on Tempon moottori, ja olemme kehittäneet siihen erilaisia lisäosia, kuten helppokäyttöliittymiä, jotta kaikki tarvittava tieto löytyisi yhdestä paikasta. Odoon varastotoiminnoilla pystyy hoitamaan tuotehallintaa ja saldoseurantaa, sekä ratkaisemaan monimutkaisiakin ongelmia: asiakkaalla voi olla esimerkiksi erillinen verkkokauppavarasto, ulkoinen varasto ja tehtaanvarasto, ja kaikkia kolmea voi silti hallita samasta järjestelmästä.
ERP:n suunnittelu on projekti, jossa tärkeimmässä roolissa ovat yrityksen tarpeet, sekä testivaihe. Testivaiheessa hienosäädämme Odoota erilaisilla sovelluksilla: kaikilla asiakkaillamme on yksilölliset tarpeensa, ja ratkaisu jokaiseen ei aina löydy suoraan Odoon perusasetuksista. Sitä varten on olemassa lisäosat: Odoolta löytyy valtava kokoelma lisäosia, joiden navigoiminen on meidän työmme. Kun valinnanvaraa ja asetuksia riittää, meidän tehtävämme on kuunnella asiakkaan tarpeita ja löytää juuri oikeat palaset Odoosta asiakkaan omaan järjestelmään.
Olemme tukena ERP:n käyttöönotossa, mutta myös sen jälkeen
Kokemuksemme on, että projektin sisältöön kannattaa jaotella paljon koulutuksia parhaan käyttöönottokokemuksen varmistamiseksi. Laitteiden käyttö, asetukset ja säilytys käydään käytännönläheisesti läpi. Jos käyttöönottoon liittyy mitään asiakkaalle uutta, kuten viivakoodinlukijoita tai vastaavia laitteita, myös niiden käyttö käsitellään huolellisesti. Asiakas pääsee järjestelmästä parhaiten perille, kun järjestelmän eri toimintojen käyttöönotto tehdään vaiheittain.
Projektin juurena on välttää usein kuulemamme ja havaitsemamme ilmiö, jossa asiakkaalla ei ole ERP:n käyttöönotossa ohjelmistokumppania, jolloin koko järjestelmä jää pahimmillaan hankinnasta huolimatta “hyllylle”. Collapick Tempon kanssa ajamme ajatusta siitä, että järjestelmän käyttö ja sen toiminnot käydään yhdessä läpi ja testataan asiakkaan kanssa. Näin asiakas saa sekä varmuuden että taidot hyödyntää ERP:tä ostojen, myynnin ja varaston tehostamiseen. Jos asiakkaalla ei ole ollut toista järjestelmää käytössä ennen Tempoa, varastolta voi puuttua myös tuotekategorisointi ja selkeät tuotenimet. Myös niitä voidaan parannella järjestelmän käyttöönotossa, ja näin helpottaa tulevaa tuotehallintaa.
Tuki ei pääty järjestelmän käyttöönottoon, vaan ongelmanratkaisua ja virheiden korjaamista varten tarjoamme tukipalvelun, jota vahvasti suosittelemme ja toivomme asiakkaiden käyttävän. Tyypillisesti Odoossa inhimilliset, käyttäjälähtöiset virheet ovat nopeasti korjattavissa: osa korjauksista on parin napin painalluksia, toisissa tilanne korjautuu muutaman minuutin työllä. Tukipalvelumme on suuri etu asiakkaillemme, mutta myös meille. Tukipalveluun päätyviä kehitysideoita hyödynnetään sisäisessä prosessissamme Tempon kehittämiseen, ja tikettijärjestelmän avulla ratkaisut ongelmiin löydetään nopeasti.
Esimerkkejä Tempo ERP:n varastonhallinnan toiminnoista
Tempon mobiilikäyttöliittymä on suunniteltu helppokäyttöiseksi, ja minimivaatimus mobiililaitteelle on toimiva verkkoyhteys ja selaintuki. Nämä ominaisuudet löytyvät käytännössä kaikista nykyaikaisista mobiililaitteista, kuten matkapuhelimista ja tableteista. ERP kulkee siis sujuvasti mukana suurissakin varastoissa.
Riippuen projektin kokoluokasta ja palvelun laajuudesta, meillä on kokemusta myös tuotehallinnan ja tuotehallintatyökalujen integraatiosta. Tarpeen mukaan verkostostamme löytyy asiantuntijoita hyvin yksilöllisiin tarpeisiin. Jokaisella asiakkaalla on yksilölliset tarpeet ERP:n toiminnoille, jotka kartoitetaan projektin alussa. Olemme listanneet muutamia esimerkkejä toiminnoista, joista varastonhallinnan ERP voi koostua.
Inventaario
Meille tuttu tilanne asiakkaiden kanssa on se, että asiakkaalla voi olla niin paljon tavaraa tuoterekisterissä, että henkilöstö ei yksinkertaisesti riitä tekemään koko firman laajuisia inventaarioita kerralla. Työn määrä voi tuntua ylitsepääsemättömältä, mutta näissä tilanteissa Odoosta löytyy apua. Tilanne voidaan ratkaista esimerkiksi niin, että asiakkaan kanssa sovitaan pienistä, yhden yksittäisen tuotteen saldokorjauksista ja osainventaarioista, eli inventoidaan vaikka yksi tuote- tai materiaaliryhmä tässä kuussa, toinen ryhmä seuraavassa, ja toistetaan sama kaava, kunnes kaikki tuotteet tai materiaalit on inventoitu. Odoo on yllättävän taipuisa, eli inventointia voi tehdä hyvin joustavasti.
Viiva- ja QR-koodit
Olemme kehittäneet viivakoodin lukuun käyttöliittymiä ja työkaluja, jotka helpottavat koodien lukemista ja hyödyntämistä tuotannossa. Projektin suunnitteluvaiheessa määritellään asiakkaan tarpeet erilaisten koodien käyttöön. Tarve tuotekoodeille on aina tapauskohtaista: esimerkiksi EAN-tuotekoodit tulevat standardinmukaisena GS1 Finlandilta. Esimerkin mukaisessa tapauksessa asiakkaalla on yleensä tuotteidensa viivakoodit valmiina, ja ne on helppo syöttää Tempon järjestelmään. Asiakkaat voivat myös tarvita viivakoodeja vain talon sisäisesti, ja koodien luomiseen voidaan hyödyntää Odoon työkaluja.
Laaduntarkkailu
Vaikka laadun tarkkailusta suuri osa tapahtuu varaston ulkopuolella, varastolla sen tärkeys keskittyy jäljitettävyyteen. Tempo ERP:n avulla on helppo seurata mistä raaka-aineet tai tuotteet ovat tulleet, mihin niitä on käytetty ja mihin niitä on toimitettu. Nämä toiminnot ovat entistä tärkeämpiä muun muassa elintarviketeollisuudessa, jossa kaikki pilaantuneen tuotteen erät pitää pystyä paikantamaan nopeasti, etteivät ne päädy ravintoloihin tai kaupan hyllylle.
Muita laaduntarkkailun toimintoja ovat muun muassa vastaanotto- ja lähetystarkastukset. Erilaiset toiminnot kartoitetaan tyypillisesti jo projektin alussa asiakkaan kanssa ja hoidetaan kuntoon projektin loppuun mennessä. Asiakastarpeet muuttuvat kuitenkin ajan myötä ja toimintoja voi aina ottaa käyttöön myös jälkeenpäin.
Viestintä varaston, asiakaspalvelun ja asiakkaan välillä
Verkkokauppaliiketoiminnassa on tärkeää saada varastosaldot ja tilaus- tai toimitusvirheet selvitettyä mahdollisimman nopeasti. Tempo ERP:n avulla nämä tiedot nähdään tilauksesta lähtien koko järjestelmän läpi, ja tarvittaessa myös asiakas voi tarkistaa myyntiportaalin kautta, milloin tuote on lähtenyt.
Tyypillisesti yritykset hoitavat viestinnän siten, että varasto ilmoittaa Odoossa asiakkuudesta vastaavalle henkilölle esimerkiksi ongelmasta tilauksen kanssa, ja asiakaspalvelija selvittää tilanteen asiakkaan kanssa. Odoo mahdollistaa myös sen, että tarpeen tullen sähköpostiviestejä voi lähettää varaston puolelta suoraan asiakkaalle. Viestinnän keinot voi siis mukauttaa Odoon avulla helposti yrityksen tarpeisiin sopivaksi.
Mikä erottaa Collapick Tempon muista ERP-ohjelmistoista?
Tempo-lisäosissa suuri erottava tekijä on se, että olemme yhteistyössä asiakkaiden kanssa suunnitelleet ja kehittäneet mitä käyttöliittymässä oikeasti tarvitsee nähdä, ja mitä tietoja työntekijän tarvitsee täyttää. Ylimääräinen sisältö on riisuttu pois, jotta työntekijät varastolla voivat keskittyä olennaiseen, ja jos esimerkiksi myyjä tarvitsee tarkempaa tietoa varaston puolelta, tarvittavat tiedot löytyvät Collapick Temposta. Tarvittavat tiedot on siis valikoitu käyttäjän mukaan, jotta jäljelle jää helppokäyttöinen ja selkeä käyttöliittymä, jolla työt hoituvat nopeasti.
Olemme käyttäneet ja käytämme edelleen paljon aikaa tuotekehitykseen ja mobiilikäyttöliittymien hiomiseen, jotta työskentely varastoilla olisi helpompaa. Jatkuva yhteistyö ja tehokas tukipalvelu meidän ja asiakkaidemme välillä auttavat kehittämään Tempoa entistäkin parempaan suuntaan.
